Hola, ¡bienvenido! Quizás tu jefe te ha dicho que investigues más sobre los PNT. O tal vez usted es el jefe y le han dicho que lo implemente en su empresa. Tal vez sólo seas un emprendedor y quieras saber más sobre el tema. En cualquier caso, te preguntarás: ¿por qué dedicar tanto esfuerzo y tiempo a una actividad tan aburrida? ¿Por qué no derivar esos recursos a algo más útil? Y puede que tengas razón, ¿por qué iba alguien a documentar un proceso que ya está en marcha? ¿O una formación que mis empleados ya han recibido?
Pero lo más importante es que se pregunte: ¿Qué demonios es un SOP? Pues bien, vamos a descubrirlo.
ESTÁNDAR
OPERATIVO
PROCEDIMIENTO
Suena a algo difícil, ¿verdad? Pues no se asuste, es más sencillo de lo que parece. En pocas palabras: un procedimiento normalizado de trabajo (PNT ) es un curso de acción generalizado de cualquier proceso. Es un documento de tipo práctico que representa el desarrollo real necesario de una actividad.
En términos generales, los PNT no sólo tienen una finalidad empresarial. Si piensa en su vida diaria, se encontrará con un montón de PNT. ¿Ha cocinado alguna vez algo siguiendo una receta? Eso es un PNT. ¿Ha escrito alguna vez una lista de control para hacer la compra? Eso es un POE. ¿Has construido alguna vez un juguete de Lego siguiendo el manual? Eso es un PNT.
Bueno, parece que ahora sabemos realmente lo que es un SOP.
¡Oye, no te vayas todavía! Los PNT pueden considerarse una pérdida de tiempo mientras los hacemos. Sin embargo, serán un factor altamente diferenciador en la eficiencia y eficacia de cualquier actividad en la que estemos trabajando.
Se trata de preguntarse: ¿Qué pasa si todo se detiene? ¿Qué pasa si mi empleado deja de repente mi empresa? ¿Cómo gestiono todo ese know-how?
Los PNT le ayudarán a definir claramente todo ese conocimiento intangible en un documento. Un ejemplo sencillo:
Imagina que una de tus empleadas , por alguna razón, tiene que dejar tu empresa (digamos que está embarazada y va a dar a luz en unas semanas). Usted decide contratar a una nueva o reorganizar a cualquier otra competente del mismo departamento para que cubra ese mismo puesto mientras ella no está. En cualquier caso, tendrás que formar a un nuevo empleado para que pueda rendir tan bien como tu empleado saliente. Pues bien, por suerte para ti , ella dejó un documento con sus actividades diarias en su mesa antes de marcharse para que pudieras replicar lo que ha estado haciendo desde que empezó en ese puesto. ¿No te parece que ese documento es oro ahora mismo?
Pues bien, ¡ESE ES EL PODER DE LOS SOPs!
Veamos los diferentes tipos de PNT con los que se puede trabajar (de menor a mayor complejidad):
Como hemos visto, incluso una lista de comprobación para la compra puede ser un POE. El equivalente empresarial a esa lista es una lista de tareas. Son la forma más fácil y sencilla de procedimiento, ya que los elementos no tienen que estar interrelacionados entre sí y basta con marcarlos como "hecho" o "no hecho". Como siempre, podemos complicarlas tanto como queramos para que se adapten mejor a nuestro propósito.
La metodología Kanban puede ser un ejemplo de este tipo de listas. Aquí tienes una guía de cómo crear un tablero Kanban usando ClickUp
Es el caso de la receta de cocina o el manual de construcción de juguetes Lego. Una guía paso a paso es un documento que presenta una forma lineal de desarrollar una tarea. No se puede realizar la tarea 2 antes de terminar la tarea 1. Puede ser útil para muchas cosas, más de las que puedas imaginar.
Tu nuevo empleado no sabe cómo iniciar sesión en el software específico de tu empresa y tú creas una guía sobre cómo hacerlo utilizando Uphint. Probablemente ese compañero volverá a utilizarla muchas veces e incluso se la pasará a los recién llegados.
Al igual que una guía paso a paso, una lista jerárquica sigue un camino lineal, pero tiene algunas ramificaciones dentro de cada paso. Al final, es una forma más compleja y más estructural de presentar un procedimiento operativo, ya que proporciona información más detallada y tareas internas específicas en comparación con la guía paso a paso.
Procedimiento estándar simulado sobre cómo hacer un cuadro:
Tarea 1. Selecciona el espacio
Tarea 1.1. Comprobar que hay una buena iluminación
Tarea 1.2. Comprobar que el flujo de aire es bueno
Tarea 1.3. Comprobar que no hay distracciones
Tarea 2. Elegir los materiales adecuados
Tarea 2.1. Lienzo
Tarea 2.2. Pinceles
Tarea 2.3. Pintar
Los diagramas de flujo pueden ser uno de los PNT más complejos que se pueden crear. No sólo ofrece una representación clara de las actividades y subactividades, sino que también permite visualizar cómo esas actividades están vinculadas entre sí. Otra ventaja es la de identificar los cuellos de botella, ya que mostrará qué actividad depende de cuál. Podemos encontrar diagramas de flujo en muchos temas: diseño de productos, procesos de innovación o incluso representación del flujo de datos.
Los diagramas de flujo pueden incluso mostrar diferentes actores en diferentes actividades. Por ejemplo, aquí tiene una guía sobre cómo crear un diagrama de proyecto utilizando BlueworksLive de IBM.
Tal vez no esté lo suficientemente convencido y aún tenga dudas de si debe o no dedicar tiempo a la creación de PNT. Pues bien, aquí tienes una lista resumida de razones por las que tú y todo el mundo debería crear PNTs EMPEZANDO YA.
El conocimiento es un activo tan fuerte e importante para una empresa y, sin embargo, tan intangible y difícil de medir. Tenemos que asegurarnos de mantenerlo tanto como podamos, teniendo siempre presente que debe estar actualizado a nuestras necesidades actuales. No hay nada más frustrante que una guía práctica obsoleta.
Como hemos visto, la gente puede dejar su puesto actual por razones inesperadas. Será importante estar preparado de antemano para cualquier cosa. Puede ser un motivo médico, tal vez una mujer embarazada o tal vez nuestro empleado quiera dejar la empresa y negocie con nosotros utilizando sus conocimientos como herramienta de negociación.
Bastante relacionado con el conocimiento. Los procedimientos operativos estándar ayudarán a que la incorporación de nuevos empleados y la formación de los actuales sea mucho más fácil y fluida, no solo para nosotros como proveedores de conocimientos, sino también para ellos como receptores de los mismos.
Hay que reconocerlo: las actividades que consumen tiempo son difíciles de gestionar y pueden ser contraproducentes cuando se hacen mal. Es mejor dedicar un poco de tiempo a crear un PNT que dedicar mucho más tiempo a repetir la misma explicación una y otra vez. Por ejemplo, Uphint ataca directamente este problema de consumo de tiempo y ayuda a ahorrar aún más tiempo al desarrollar esos procedimientos operativos.
La comunicación entre departamentos y compañeros de trabajo es clave para el bienestar de los procesos y, por tanto, de la empresa. Los empleados mal comunicados y desalineados serán fatales, y no será una cuestión de aptitudes de los empleados, sino por la falta de optimización de su potencial. Comunicación = crucial. Buena comunicación = excelencia.
Los PNT no sólo pueden ser útiles para llevar a cabo un proceso, sino también para tener un control y una visión sobre él. Podemos identificar cuellos de botella, áreas de mejora e incluso utilizarlo para comprobar si un empleado está haciendo el trabajo correcto. Pueden utilizarse por razones de seguridad: nuestros empleados realizarán una tarea según las especificaciones del PNT. Tal vez un empleado de oficina no vea esto como una razón de peso, pero para un trabajador de campo en una fábrica donde se utiliza maquinaria pesada, más vale que tenga un manual adecuado sobre cómo hacer su tarea.
Al fin y al cabo, los procedimientos operativos estándar nos darán exactamente eso: procesos estandarizados. Ayudarán a replicar las tareas y a ser coherentes con ellas durante todo el tiempo que queramos. De nuevo, hay que tener siempre presente que nuestras bases de conocimiento deben estar actualizadas.
Te animamos a que utilice Uphint para agilizar tus SOPS. Con Uphint puedes crear guías de instrucciones en cuestión de segundos y de forma totalmente gratuita. También te recomendamos que te descargues la extensión para Chrome;)
Aprende a escribir una guía práctica o utilice algunas de las mejores herramientas de documentación de software, ya que crean plantillas de guías paso a paso.
Recuerde que siempre es bueno tener un registro de las fases de gestión del proyecto que se van a llevar a cabo.
