Un gestor de proyectos es responsable de guiar un proyecto desde su inicio hasta su cierre. El gestor de proyectos dirige el proyecto con el fin de alcanzar objetivos específicos dentro de un calendario y un presupuesto bien definidos. Para lograrlo, es responsable de planificar, organizar, controlar y ejecutar todo el proyecto, así como de dirigir a cada miembro del equipo y guiarlos para que alcancen los objetivos del proyecto. La función de gestor de proyectos está definida y sus principales aptitudes son el liderazgo, la buena comunicación, la buena gestión del tiempo, la resolución de problemas, el pensamiento estratégico, la adaptabilidad, la experiencia....
Ahora explicaremos en detalle las funciones de un gestor de proyectos...
El principal objetivo de un gestor de proyectos es dirigir un proyecto para alcanzar un objetivo específico dentro del plazo y el presupuesto previstos. Pero hay otras funciones dentro del papel de gestor de proyectos que debemos incluir:
Un gestor de proyectos debe saber todo lo relacionado con el proyecto en el que trabaja. Esto incluye:
Un gestor de proyectos es responsable de guiar a un equipo hacia la consecución de unos objetivos concretos dentro de un plazo, un presupuesto y unas normas de calidad determinados. El objetivo principal es completar con éxito el proyecto.
Por otro lado, un gestor de producto es responsable de desarrollar y gestionar un producto a lo largo de su ciclo de vida. Durante este proceso, define la visión, la estrategia y la hoja de ruta del producto. Su principal objetivo es garantizar que el producto satisfaga las necesidades del cliente.
Un gestor de proyectos se centra en completar los objetivos específicos de un proyecto, y un gestor de productos es responsable del ciclo de vida, desarrollo de un producto. Acerca de las fases de gestión de proyectos y gestión de proyectos jerarquía de objetivos para aprender más sobre el tema.
Liderazgo: Un buen planificador de proyectos debe ser un buen líder y ser capaz de guiar y motivar al equipo hacia los objetivos.
Comunicación eficaz: Un buen gestor de proyectos debe ser también un eficaz y buen comunicador, y eso significa ser capaz de transmitir eficazmente la información requerida de forma clara y concisa, evitando cualquier malentendido.
Visite tipo de estilos de comunicación para saber cuántos existen y cuáles utilizar.
Planificacióny organización: Un gestor de proyectos debe ser capaz de planificar y organizar eficaz y eficientemente el equipo y el proyecto, fijar los objetivos específicos y los plazos.
Gestión del tiempo: Es muy importante que el gestor del proyecto gestione el tiempo con eficacia, priorizando las tareas y fijando plazos para cada una de ellas. El gestor de proyectos debe asegurarse de que el proyecto cumple el calendario previsto.
Resolución de problemas: Ser capaz de identificar problemas o riesgos y encontrar una solución eficaz para cada uno de ellos.
Gestión del presupuesto: Un buen gestor de proyectos debe gestionar eficazmente el presupuesto y tomar decisiones financieras en consecuencia.
Gestión de riesgos: Un gestor de proyectos debe ser capaz de identificar y gestionar cualquier riesgo relacionado con la consecución de los objetivos del proyecto.
Adaptabilidad: Un gestor de proyectos se adapta a cualquier cambio y circunstancia, y realiza los ajustes necesarios para evitar retrasos.
Conocimientos técnicos: El gestor de proyectos debe tener conocimientos técnicos relacionados con el proyecto para poder tomar decisiones eficaces.
Para gestionar los proyectos con eficacia, los jefes de proyecto utilizan una amplia gama de herramientas que lo hacen posible y algunas de ellas son:
Software de gestión de proyectos: Existen multitud de softwares que nos facilitan el trabajo, como Asana, Trello, Microsoft Teams, ClickUp entre otros, permite la asignación de tareas, gestión de plazos, seguimiento del progreso del proyecto....
Comunicación y colaboración en línea: Existen herramientas como Slack, Microsoft teams, Zoom, Loom entre otras que permiten la comunicación en tiempo real, facilitan la colaboración en línea y el trabajo remoto.
Software de creación de procesos: La creación de procesos para la vida de una empresa es fundamental. Por eso, herramientas como Uphint permiten a los gestores de proyectos crear plantillas de guías paso a paso de forma automatizada y rápida de guardar. Así, cuando un nuevo miembro se incorpora al equipo, sólo es necesario transmitir las guías paso a paso.
Software de gestión de recursos: herramientas como Resource Guru, Float, entre otras, permiten gestionar el tiempo y los recursos del equipo del proyecto.
Herramientas de seguimiento del tiempo: herramientas como Harvest, Toggl, entre otras, permiten realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea y proyecto.
Tableros Kanban: herramientas como KanbanFlow, LeanKit, entre otras, permiten visualizar el flujo de trabajo del proyecto y gestionar el proceso de producción.
Diagramas de Gantt: herramientas de diagramas de Gantt como GanttProject, Smartsheet, entre otras, permiten visualizar y planificar el proyecto en un diagrama de Gantt.
Herramientas de gestión de riesgos: herramientas como Risk Register, entre otras, permiten identificar, evaluar y gestionar los riesgos asociados al proyecto.
Herramientas de gestión presupuestaria: herramientas como QuickBooks, Sage, entre otras, permiten gestionar y hacer un seguimiento del presupuesto del proyecto.
Hay ciertos errores que deben evitarse para alcanzar el éxito y cumplir los objetivos con eficacia. Veamos algunos de ellos.
Falta de comunicación: Si no te comunicas eficazmente con el equipo, los clientes y las partes interesadas, eso puede dar lugar a ideas erróneas e información equivocada que nos conducirá al fracaso.
Falta de liderazgo: Un gestor de proyectos debe ser capaz de inspirar, motivar y animar al equipo a alcanzar las metas y objetivos.
No gestionar los riesgos: ser capaz de identificar posibles riesgos o problemas y tomar medidas para desarrollar un plan para superarlos es esencial para hacer.
Gestión inadecuada de los recursos: Una mala gestión de los recursos puede dar lugar a retrasos, costes y menor calidad en los entregables.
Mala planificación: Una mala planificación puede hacer que se incumplan plazos importantes, que cueste dinero y otros problemas que pueden hacer descarrilar el proyecto.
Incapacidad para adaptarse al cambio: Durante el proceso de los proyectos pueden surgir retos y cambios inesperados, y el gestor del proyecto debe ser quien se adapte y realice los cambios necesarios.
No hacer un seguimiento del progreso: Si no se hace un seguimiento del progreso y se ajusta el plan con cualquier cambio necesario durante el proceso, se incumplirán montones de plazos.
El éxito de cualquier proyecto depende de las habilidades y las herramientas de que disponga un gestor de proyectos. Un buen gestor de proyectos lo sabe todo sobre cómo alcanzar el éxito y las mejores prácticas para hacerlo. Pero han llegado a ese nivel porque tienen una enorme experiencia sobre el terreno. La única forma de convertirse en un buen trabajador es cometiendo errores y aprendiendo de ellos.
Seguir leyendo cómo redactar una guía práctica y una metodología Kanban.
