En un mundo empresarial en constante evolución, la gestión de recursos humanos efectiva es esencial para el éxito a largo plazo de cualquier empresa, entendiéndose esta gestión como la puesta en práctica de iniciativas que mejoren el rendimiento y calidad de vida del empleado dentro de cada etapa del ciclo de vida del mismo. Una etapa fundamental de esta gestión es el proceso de incorporación, conocido como onboarding. No es solo una presentación y trámites burocráticos, sino un proceso crítico que permite que los nuevos empleados se adapten rápidamente a la empresa y contribuyan a su éxito.
¿Sabías que los primeros 90 días son fundamentales para retener a los nuevos integrantes del equipo? Según el estudio "El coste de una mala contratación" de Brandon Hall Group, una buena implementación del programa de Onboarding puede fidelizar al 82% de los nuevos empleados y aumentar su productividad en un 70%. Sin embargo, el 22% de los nuevos empleados abandonan su nueva posición en los primeros 45 días, según un estudio de Deloitte.
El proceso de Onboarding, también conocido como proceso de socialización organizacional, es fundamental para la incorporación y adaptación del empleado. Es importante tener en cuenta que el inicio del proceso de Onboarding debe comenzar desde el momento en que se acepta la nueva posición laboral
Por ello, las empresas deben prestar especial atención a sus procesos de Onboarding, buscando proporcionar una excelente experiencia al empleado, especialmente durante los primeros días de adaptación.
En este contexto, las herramientas digitales, como Uphint, están transformando la forma en que las empresas incorporan y desarrollan a sus nuevos talentos ya que la clave de un buen plan de Onboarding es la formación que se imparte durante este proceso de adaptación. Uphint se adapta a las necesidades de las nuevas incorporaciones, aumentando la eficiencia en sus tareas. Facilita la incorporación de empleados remotos, permitiendo la formación sobre productos, la explicación de roles y la resolución de dudas de forma rápida y eficaz. Esto es esencial en un mundo en el que el trabajo remoto es cada vez más habitual.
Muchas empresas están invirtiendo en brindar una experiencia inolvidable en los primeros días de sus nuevos empleados. Sin embargo, existen también aquellas que no saben cómo empezar a crear un plan de onboarding efectivo. No basta con crear un buen "welcome pack" que incluyaartículos corporativos como una camiseta, una botella o unos auriculares. Un buen plan de onboarding va más allá de eso. Debe ofrecer calidad y transparencia en las tres etapas que lo componen: pre- onboarding, onboarding y post- onboarding.
A continuación, presentamos las mejores prácticas para lograr una incorporación efectiva dentro de estas tres etapas que componen el proceso de Onboarding:
Antes de que llegue el nuevo empleado, la preparación es fundamental. Esto implica proporcionar toda la documentación necesaria con anticipación, planificar detenidamente su primera semana y asegurarse de que su espacio de trabajo esté equipado con las herramientas que necesitará para desempeñar sus funciones de manera eficiente.
El primer día en la empresa es un punto de partida crucial para seguir creando una buena impresión en el nuevo trabajador. Para lograr esto, es fundamental incluir ciertas acciones en el programa de onboarding. Esto incluye realizar una presentación formal a todo el equipo, presentando al nuevo empleado y su rol. Además, una visita guiada por las instalaciones permite al empleado sentirse más cómodo y familiarizado con su nuevo entorno. Asignar a una persona encargada del periodo de adaptación también es importante para asegurarse de que todo marche sin contratiempos
La primera semana de trabajo es aún más crítica para consolidar la relación entre la empresa y el empleado. Aquí, es esencial combinar la asignación de tareas reales con una formación detallada sobre la cultura y la misión de la empresa, el equipo directivo y las normas y reglas importantes. Esto incluye proporcionar una guía de configuración del email y una explicación detallada de las normas y reglas de la compañía así como guías prácticas para su día a día entre otros aspectos.
En los tres primeros meses, el objetivo es que el nuevo empleado se sienta completamente adaptado a la oficina y familiarizado con el plan de formación. Además, es el momento de fomentar la independencia y recibir feedback de los compañeros para evaluar si la adaptación al puesto es real. En este periodo, la formación del programa de onboarding puede centrarse en cursos de cumplimiento de la normativa y formación directamente relacionada con el puesto de trabajo.
Es importante tener en cuenta que cada plan de incorporación debe ser personalizado y adaptado a las necesidades específicas del nuevo empleado y a las particularidades de la empresa. La flexibilidad y la atención a los detalles son claves para garantizar un proceso exitoso y beneficioso para todas las partes involucradas.
A diferencia de lo que puedan pensar las grandes multinacionales, el Onboarding no acaba a los tres meses de la incorporación, sino que es aconsejable el seguimiento y acompañamiento tanto del equipo como del responsable durante los tres meses siguientes. Un total de 6 meses con una buena formación inicial debería ser tiempo suficiente para que el nuevo miembro del equipo se adapte correctamente a la marcha de la compañía.
Para que los nuevos empleados empiecen con el pie derecho, es fundamental que la empresa adapte los contenidos de la formación a las necesidades específicas de cada rol, como hemos comentado anteriormente. En lugar de buscar información en un repositorio central, los empleados pueden avanzar a través de itinerarios de elearning personalizados, permitiendoles adquirir los conocimientos necesarios para su puesto de forma más eficiente.
El elearning permite a los empleados avanzar a su propio ritmo y a la empresa realizar un seguimiento de cada uno en tiempo real. De esta manera, se garantiza una experiencia de onboarding más fluida y productiva.
El departamento de Recursos Humanos puede aprovechar la oportunidad para inculcar los valores corporativos durante los primeros meses del empleado en la empresa, alineándose más rápidamente con la organización y mejorando la percepción de la misma.
La cantidad de información puede resultar abrumadora para los nuevos empleados, por lo que es esencial diferenciar la información relevante de la accesoria. El elearning posibilita la organización en función de su importancia.
Para ello, la colaboración de los managers de equipo es de suma importancia para recabar la información relevante y asegurarse de que el nuevo miembro reciba una formación de calidad.
Una de las mejores prácticas en este sentido se denomina libro blanco en el sector de los recursos humanos. Un libro blanco escrito por un manager es como un mapa detallado y autorizado que guía a un equipo en la gestión de un departamento u organización.
Este tesoro de conocimientos respaldado por la experiencia del líder se utiliza para compartir ideas, estrategias y enfoques sobre diversos temas, incluyendo la gestión personal, el liderazgo y la productividad, entre otros.
Los beneficios de un libro blanco escrito por un manager son numerosos. Compartir conocimientos, guiar la toma de decisiones, fomentar la coherencia, mejorar la productividad, promover la comunicación, desarrollar habilidades y documentar la experiencia son solo algunos de ellos.
Sin embargo, también hay desafíos que se presentan al escribir un libro blanco. Requiere tiempo y esfuerzo considerables, mantenimiento continuo, posibilidad de sesgo, dificultad para adaptarse a las necesidades individuales, riesgo de volverse obsoleto, falta de interactividad y de retroalimentación directa.
Para maximizar los beneficios de un libro blanco y minimizar los inconvenientes, se deben considerar soluciones y buenas prácticas, como por ejemplo:
Con estos trucos y soluciones inteligentes, los managers pueden asegurarse de que el libro blanco sea una herramienta verdaderamente útil en el proceso de onboarding de nuevos empleados. ¡Y Uphint es el héroe que necesitan para crearlo de una forma súper sencilla! Gracias a Uphint, los managers pueden solucionar cualquier problema en un abrir y cerrar de ojos, ¡reduciendo el tiempo de respuesta ¡10 veces más rápido! Los empleados pueden adaptarse y consumir toda la información del libro blanco de manera más fácil y los managers pueden respirar tranquilos, sabiendo que todo va sobre ruedas. Uphintes la solución para crear formación de manera más rápida y sencilla, sólo toma segundos, puede probarlo gratis y agilizar tu labor.
En resumen, el elearning se convierte en una valiosa herramienta para optimizar los procesos de onboarding, permitiendo una experiencia más personalizada, productiva y agradable para los nuevos empleados.
En el emocionante proceso de onboarding, es crucial elegir el contenido de e-learning adecuado para cumplir los objetivos específicos del programa. En el contexto social actual, las nuevas incorporaciones hacen uso de todo el lujo de dispositivos para consumir contenidos y en las empresas no puede ser menos. Por lo tanto, tener a disposición de los nuevos empleados una formación útil, sencilla y, sobre todo, adaptada a cualquier tipo de contenido para que la información sea comprendida de la mejor manera será una de las características que diferenciarán a la empresa de otras organizaciones.
Para crear presentaciones de empresa con un toque profesional, el formato de vídeo se lleva la palma. Crea vídeos personalizados que permitan al CEO interactuar directamente con los nuevos empleados y compartir información crucial sobre la organización de manera efectiva.
Una alternativa muy útil es crear guías o manuales acompañados de imágenes para guiar a los empleados. Usualmente evitamos esto porque puede llevarnos mucho tiempo, pero con Uphint puedes crear cualquier manual de manera sencilla e instantánea, la herramienta lo hace por ti e incluye tanto pantallazos como las explicaciones.
Otra opción popular son los cursos en formato de pantalla. Son perfectos para profundizar en la cultura, la misión y los valores de la empresa, y para presentar contenidos esenciales de forma dinámica. Los cursos interactivos también son muy innovadores, crear experiencias de formación interactivas que fomenten la participación activa de los empleados y los involucra en los contenidos es todo un mutch para el equipo y los nuevos integrantes...
Para evaluar los conocimientos y el progreso de los nuevos empleados, los cuestionarios son una herramienta clave en el proceso de incorporación. Para mejorar la experiencia de los empleados, sería interesante incorporar herramientas para crear cuestionarios personalizados que se adapten a las necesidades específicas de la empresa y permitan un seguimiento detallado del progreso de los empleados.
Uphint es una solución esencial para la formación instantánea en el proceso de onboarding, que ofrece la flexibilidad necesaria para crear contenidos personalizados de alta calidad que se adaptan a las necesidades únicas de la empresa y de los nuevos empleados. La posibilidad de crear contenidos de manera rápida y efectiva contribuye significativamente al éxito del proceso de incorporación.
Una vez creado el plan de Onboarding, debe evaluarse su eficacia para incorporar mejoras. Es esencial asegurarse de que tiene un impacto positivo tanto en la empresa como en los nuevos miembros del equipo. A continuación se indican algunas formas precisas de medir el éxito del programa de onboarding:
Recuerde que medir el éxito de un plan de incorporación es un proceso continuo. Por lo tanto, es importante revisar periódicamente el programa y analizar los datos objetivos para garantizar que sigue siendo eficaz y pertinente en el contexto cambiante de la empresa.
Empresas como Google, Facebook, Netflix y Salesforce, entre otras"Cuatro Grandes ", han conseguido crear programas de incorporación que son la envidia de la competencia, lo que les ha ayudado a forjarse una reputación como empleadores de primera categoría y a fomentar una cultura laboral única. Estos son algunos de los aspectos más destacados de algunas de estas empresas:
Google: Apostar por la formación
A nadie le sorprende que Google sea una de las empresas mejor consideradas a la hora de solicitar un empleo. En gran medida se debe al cuidado que tienen con sus empleados. Este cuidado se traslada también al proceso de incorporación de profesionales.
Entre otras técnicas, el gigante de Silicon Valley dedica 3 meses a formar a sus nuevos empleados sin asignarles ningún proyecto. Durante este periodo, en función del puesto desempeñado, se limita a formar a los empleados en técnicas y habilidades acordes con los procesos de la empresa y a perfeccionar sus conocimientos.
Además, para dar la bienvenida a los nuevos empleados, los viernes se organiza una fiesta de bienvenida para crear ambientes distendidos y un clima de confianza entre los trabajadores.
El programa de incorporación de Google es famoso por incluir:
Salesforce:
Salesforce, empresa líder en software y servicios en la nube, se centra en la formación y el desarrollo de sus empleados, ofreciendo:
Estos programas de incorporación han contribuido significativamente a la reputación de estas empresas como empleadores preferentes y a su capacidad para retener y desarrollar el talento, al centrarse en la formación personalizada como clave de la incorporación.
Ahora que ya eres un experto en cómo crear un plan de onboarding de primer nivel y sabes que es clave revisarlo cada cierto tiempo para detectar oportunidades de mejora, ha llegado el momento de diseñar uno a la medida de tu empresa. Y por suerte, ¡Uphint te lo pone fácil!
Recuerde que cada organización es única y que no existe un enfoque de incorporación que funcione para todos. El secreto está en adaptar estas prácticas y principios a las necesidades y circunstancias específicas de su empresa y su personal.
Una incorporación de calidad no es un gasto, es una inversión en el futuro de su empresa. Al dar a los nuevos miembros las herramientas, el apoyo y la acogida necesarios para triunfar en su nuevo entorno, está sentando las bases de su éxito y, por tanto, del de su empresa.
