Gestionar el tiempo es algo a lo que todo el mundo se enfrenta y con lo que lucha. Es muy complicado utilizar el tiempo de forma eficaz si no tienes programadas las distintas tareas y asignado un tiempo determinado para cada una de ellas. Esa solución tiene un nombre, y se llama bloqueo del tiempo. Si quieres un lugar de trabajo feliz y productivo, no dejes que la gestión del tiempo supere tus objetivos.
Hay que equilibrar el trabajo ajetreado con el tiempo dedicado a las cosas urgentes. Puede que algunas tareas requieran menos tiempo y otras mucho más tiempo y trabajo. Necesitamos establecer estrategias que nos ayuden a centrarnos en tareas específicas. Hay demasiadas distracciones que nos impiden ser productivos. Aquí es cuando entra en juego el bloqueo del tiempo.
Básicamente, la estrategia de ¨bloqueo del tiempo¨ consiste en programar periodos de tiempo en los que se trabaja en tareas específicas. Bloquear el tiempo significa simplemente fijar periodos o franjas horarias específicas para determinadas tareas y ceñirse a ellas hasta que se completen o hasta el siguiente bloqueo de tiempo.Así es como recuperas el control de tu jornada laboral y aumentas la productividad. Para hacer esto de forma eficaz, tienes que saber en qué vas a trabajar cada semana y hacer un calendario aproximado de tus bloques de tiempo para cada día. De este modo, no tendrás que elegir constantemente en qué centrarte. Sólo tienes que seguir tu horario. Centrarse en tareas específicas es más fácil.
Si un día terminas antes una tarea, un bloque de tiempo puede ser realmente útil para ajustar tu horario y asumir otras nuevas. El objetivo principal con esto es no distraerse, perder la concentración o intentar hacer algo durante demasiado tiempo. Si sigues los bloques de tiempo, conseguirás hacer más cosas con menos esfuerzo y aumentarás la productividad.
Las técnicas tradicionales de gestión del tiempo significan lo mismo que el bloqueo del tiempo: aumentar la productividad. Sin embargo, con las técnicas tradicionales de gestión del tiempo necesitarás diferentes métodos para lograr la productividad, sin embargo utilizando el bloqueo del tiempo, logras esos objetivos utilizando sólo eso.
Establecer un bloque de tiempo para cada tarea significa fijarse objetivos a corto plazo. Está científicamente demostrado que dar pequeños pasos y alcanzar pequeñas metas aumenta la productividad y te anima a hacer más.
Sin embargo, si simplemente escribes lo que vas a hacer hoy sin asignar franjas horarias, no te darás cuenta de la cantidad de tiempo que asignas a cada una. Sin darte cuenta, dedicarás mucho más tiempo a una tarea concreta, lo que hará que te canses antes, te estreses y, por tanto, seas menos productivo.
Es fácil distraerse en el trabajo, porque estamos rodeados de teléfonos móviles, redes sociales y anuncios. Esto nos interrumpe constantemente y nos hace perder la noción de lo que estamos haciendo. Además, trabajar en varias tareas a la vez tampoco nos ayuda.
Aquí es donde el bloqueo del tiempo puede marcar la diferencia en tu vida laboral. No se trata de necesitar más tiempo, sino de aprender a utilizar sabiamente la misma cantidad de tiempo para aumentar tu productividad.
¡Manos a la obra!
Cuando planificas tu tiempo en diferentes tareas específicas, inconscientemente vuelcas tu alma y tu atención en terminarlas en lugar de repartir tu atención en varias tareas. Cuanta más atención prestes a una sola tarea, más aumentarás tu productividad.
El bloqueo del tiempo permite concentrarse en una sola tarea y reducir al mínimo las distracciones y, en consecuencia, evitar errores. Otra forma de librarse de las distracciones es evitar la multitarea. No estamos acostumbrados a realizar simultáneamente distintas tareas. Si no te das el tiempo adecuado para trabajar en cada una de ellas, pasarás de una a otra, sin ser realmente productivo.
El bloqueo temporal le ayuda a concentrarse. Cuando planificas tu día en bloques de tiempo te comprometes al cien por cien a realizar las tareas en un momento concreto. Tu mente deja de pensar en otras tareas y te centras en la tarea que estás realizando.
Aprender a priorizar tus tareas gracias a dedicar el tiempo adecuado a cada una te permite concentrarte en profundidad, ganarás sensación de control sobre tu horario y tu vida laboral. A la larga, esto te ayudará a sentir un mayor control sobre lo que haces y a reducir el estrés.
Es difícil calcular cuánto tiempo dedicaremos a una tarea concreta. Tenemos tendencia a comprometernos en exceso. El bloqueo del tiempo te obliga a cargar con las prioridades y los compromisos más importantes, y a poner los pies en el suelo sobre cómo emplear tu tiempo de forma eficaz.
Bloquear el tiempo de tu semana te da una sensación de claridad y relajación, porque sabes que, mientras sigas el horario, lo harás todo a tiempo. no te sentirás estresado, ni abrumado por tu trabajo. Esto te dará la claridad suficiente para ocuparte de las tareas importantes, y te animará a ser productivo.
La gente se quema en su trabajo porque trabaja hasta altas horas, se estresa con los plazos y llega tarde a comer o no planifica sus descansos. Bloquear el tiempo te permite planificar tu día, incluso tus descansos, y evita que te estreses, despejando tu mente. Es vital bloquear el tiempo en hábitos de vida positivos, como hacer ejercicio, meditar, leer... Al bloquear el tiempo para estos eventos, te aseguras de que tienes tiempo para ellos.
Pregúntese a sí mismo: ¿Cuáles son las tareas repetitivas que haces cada semana? Haz una lista con ellas y priorízalas en función de su importancia y urgencia.
Calcule cuánto tiempo dedica a cada tarea. Especifica cuánto tiempo se utiliza normalmente de forma productiva y cuál se pierde.
Después de abordar todas las tareas, debemos dedicar un trato especial a las tareas profundas, así como a las superficiales. El tiempo dedicado a cada una no será el mismo. Las tareas profundas requieren más tiempo, concentración y atención, por lo que las franjas horarias pueden depender durante el día de las tareas superficiales, así como la cantidad de tiempo que se les dedique.
La gente necesita pausas para aclarar sus ideas y trabajar con más eficacia. Este tiempo animará a los trabajadores a seguir adelante y volver al trabajo con más energía, sobre todo para las tareas que requieren más atención. Los bloqueos regulares durante el día mantienen la mente sana y preparada para nuevos retos, y ayudan a superar las tareas y los objetivos con mayor eficacia. Por otro lado, saltarse estas pausas de tiempo, puede resultar en fatiga, ansiedad, pérdida de productividad y eficiencia. En tu bloque de tiempo, no olvides dedicarte tiempo a ti mismo para atender tus necesidades personales y mantener tu mente sana y en funcionamiento.
Puede que tenga una idea de lo que va a tratar en una semana, pero pueden aparecer reuniones, tareas urgentes repentinas o retos en la ruta. Tienes que ser capaz de fijar tu franja horaria, e incorporar estas nuevas tareas a tu bloque de tiempo. Para poder realizar correctamente este paso, debes comprobar en el paso 2, para saber inequívocamente el tiempo de duración de cada tarea, y el tiempo que nos queda para completar estas nuevas tareas.
Comprueba tu plan de bloqueo temporal. Ahora, es el momento de preguntarte si supera tu horario laboral. Comprueba el número de tareas que tienes previstas para la semana y sé realista. Anota los numerosos retos que puedes encontrarte por el camino para hacer los ajustes oportunos.Permítete aprender a través de los errores. Si tu trabajo cambia en función de la temporada o la época del año, tenlo en cuenta, puede que necesites hacer más revisiones de tu proceso.
El objetivo principal del bloqueo del tiempo es aumentar la productividad y mantener una mente sana. Productividad significa trabajar más rápido pero con la misma calidad o incluso más. Uphint te propone una fórmula para conseguir exactamente eso. Documentar cualquier flujo de trabajo y convertirlo en guías paso a paso un 93% más rápidas, hace el camino mucho más fácil.
Vea aquí cómo se hace con un ejemplo.
El bloqueo del tiempo es una técnica de gestión del tiempo que al principio puede parecerte que "de ninguna manera va a aumentar la productividad con sólo hacer eso", pero los resultados pueden sorprenderte mucho. Asignar un tiempo específico a cada tarea te permitirá centrarte en una sola y eso mejorará tu trabajo.
