Los 20 mejores software de gestión documental de 2023 (gratuitos y de pago)

Después de profundizar en la importancia de la Gestión Documental en el artículo anterior, donde también hablamos de los pasos para automatizar este proceso, ahora te traemos una lista con los 20 mejores software de gestión documental en este artículo.

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¿QUÉ ES EL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

El software de gestión documental es una herramienta informática diseñada para optimizar la organización, el almacenamiento y la recuperación de documentos y archivos digitales dentro de una organización. Su principal objetivo es agilizar la creación, clasificación y gestión de documentos, mejorando así los procesos relacionados con la gestión de la información.

Estas aplicaciones permiten a las empresas gestionar eficazmente grandes cantidades de documentos, garantizando un acceso rápido y preciso a la información cuando sea necesario. Además, suelen incluir funciones como control de versiones, seguimiento de modificaciones, procesos de flujo de trabajo y gestión de permisos, todo lo cual contribuye a mantener la seguridad e integridad de los documentos.

Además, el software de gestión documental suele integrarse con otras herramientas y sistemas utilizados dentro de la organización, como aplicaciones de correo electrónico, suites ofimáticas y sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Esto facilita la colaboración entre diferentes departamentos y equipos, promoviendo un flujo de trabajo más eficiente. Esta mejora contribuye a aumentar el rendimiento de la empresa, al igual que el software de gestión de proyectos y el software de marketing y ventas.

En resumen, el software de gestión documental es una solución tecnológica que proporciona a las organizaciones las herramientas necesarias para gestionar de forma eficaz y eficiente su flujo de documentos y archivos digitales, lo que se traduce en una mejora sustancial de la productividad, la seguridad y el cumplimiento normativo de la empresa.

VENTAJAS DE UTILIZAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Organización eficiente

Un sistema de gestión documental permite clasificar y organizar los documentos y archivos digitales de forma estructurada. Esto facilita su localización y el acceso rápido a ellos cuando se necesitan. En lugar de buscar en carpetas físicas o en múltiples archivos, los usuarios pueden encontrar lo que necesitan de forma más eficiente.

Ahorro de tiempo

Al reducir el tiempo dedicado a buscar y recuperar documentos, aumenta la productividad y se agilizan los procesos internos. Los empleados pueden dedicar menos tiempo a buscar información y más a tareas productivas.

Reducción del espacio físico

‍ La digitalización de documentos y archivos elimina la necesidad de espacio físico de almacenamiento. Esto puede suponer un importante ahorro en costes de almacenamiento y liberar espacio de oficina que puede utilizarse de forma más eficaz.

Seguridad y control de acceso

‍ Los sistemas de gestión de documentos suelen ofrecer funciones de seguridad, como control de permisos y protección contra accesos no autorizados. Esto garantiza la confidencialidad e integridad de la información almacenada en los documentos.

Cumplimiento de la normativa

‍ Ayuda a garantizar que la organización cumple la normativa y los estándares pertinentes en materia de gestión y conservación de documentos. Cumplir esta normativa es esencial para evitar las sanciones y multas que podrían derivarse de su incumplimiento.

Control de versiones

Unsistema de gestión de documentos permite hacer un seguimiento de las distintas versiones de un documento. Esto facilita el seguimiento de los cambios y la colaboración en equipo, ya que los usuarios pueden ver y volver a versiones anteriores si es necesario.

Flujos de trabajo automatizados

‍ F acilita la creación y el seguimiento de procesos automatizados de revisión, aprobación y distribución de documentos. Esto agiliza los procedimientos internos al eliminar la necesidad de procesos manuales que pueden ser propensos a errores y retrasos.

Colaborar y compartir

‍ Permite la colaboración entre distintos departamentos y equipos al posibilitar el acceso compartido y la edición colaborativa de documentos. Esto fomenta un entorno de trabajo más colaborativo y eficiente.

Integración con otras herramientas

Puede integrarse con otras aplicaciones utilizadas en la organización, como el correo electrónico, las suites ofimáticas y los sistemas de gestión empresarial (ERP). Esta integración mejora la eficacia operativa al permitir una transición fluida de una herramienta a otra.

Historial de auditorías

‍ Proporciona un registro detallado de las actividades relacionadas con los documentos. Esto facilita la auditoría interna y el seguimiento de los cambios, algo esencial para garantizar la transparencia y la responsabilidad en la gestión de documentos y archivos de la organización.

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CRITERIOS DE EVALUACIÓN DEL SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Captura de documentos

‍Estecomponente permite tomar documentos físicos y convertirlos a formato digital. Esto puede hacerse escaneando documentos en papel, importando archivos digitales o incluso recibiendo documentos por correo electrónico.

Almacenamiento seguro

Ofrece un sistema seguro y organizado para almacenar documentos de forma centralizada. Incluye medidas de seguridad como el cifrado de datos, el control de acceso y la realización de copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de información.

Indexación y clasificación

‍Permiteetiquetar y clasificar documentos de forma eficaz. Esto facilita la búsqueda y recuperación de documentos específicos en el futuro. Los documentos se organizan según criterios predefinidos, lo que facilita su localización.

Búsqueda avanzada

‍Proporcionaherramientas de búsqueda avanzada que permiten encontrar rápidamente documentos utilizando palabras clave, metadatos y filtros. Esto agiliza la localización de la información que se necesita en grandes conjuntos de datos.

Versionado‍

Permite mantener un historial de versiones de los documentos. Esto facilita el seguimiento de los cambios realizados en un documento a lo largo del tiempo y permite recuperar versiones anteriores en caso necesario.

Control de acceso

‍Proporcionamecanismos para gestionar quién puede acceder a los documentos y editarlos. De este modo se garantiza la seguridad y privacidad de la información limitando el acceso únicamente a las personas autorizadas.

Ejemplos

Permitela automatización de procesos y flujos de trabajo relacionados con la gestión de documentos. Esto puede incluir aprobaciones, revisiones y distribuciones de documentos, agilizando y estandarizando los procedimientos internos.

Auditoría y seguimiento

‍Registralas acciones realizadas en los documentos. Esto proporciona un registro detallado de quién accedió a un documento, qué cambios se hicieron y cuándo. Ayuda en la supervisión y el cumplimiento de la normativa.

Colaboración‍

Facilita la colaboración entre usuarios al permitir editar y comentar documentos en tiempo real. Esto fomenta un entorno de trabajo más colaborativo y eficiente.

Integración‍

Debe ser compatible con otras herramientas y sistemas utilizados en la organización, como sistemas de correo electrónico, CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning), entre otros. Esto facilita la integración y transferencia de información entre diferentes plataformas.

Cumplimiento de la normativa

‍Debecumplir las normas y reglamentos específicos del sector y del país para garantizar la seguridad y la privacidad de los datos. Esto es crucial para evitar posibles sanciones o multas por incumplimiento de la normativa.

Escalabilidad‍

Debe poder crecer junto con las necesidades de la organización. Esto implica la capacidad de añadir más documentos y usuarios según sea necesario sin comprometer la eficacia del sistema.

Usabilidad‍

Debe tener una interfaz intuitiva y fácil de usar que no requiera una formación exhaustiva. Esto facilita la adopción y el uso eficaz del sistema por parte de los usuarios.

Informes y análisis

‍Debeproporcionar herramientas para generar informes sobre el uso y la eficacia del sistema de gestión documental. Esto permite a la organización evaluar su rendimiento e introducir mejoras si es necesario.

Personalización

‍Permiteadaptar el software a las necesidades específicas de la organización. Esto incluye la posibilidad de crear metadatos personalizados y configurar flujos de trabajo específicos para satisfacer requisitos empresariales únicos.

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Aquí tiene una lista de 20 programas de gestión documental:

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1. Microsoft SharePoint

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Es una plataforma de colaboración basada en web desarrollada por Microsoft. Se integra con Microsoft Office y se utiliza para la gestión de contenidos, el almacenamiento de documentos, la colaboración en equipo y la automatización del flujo de trabajo. Estas son algunas de las características y aspectos clave de Microsoft SharePoint:

1. Gestión de documentos: SharePoint proporciona una ubicación centralizada para almacenar y gestionar documentos. Permite a los usuarios cargar, editar, versionar y compartir documentos de forma segura.
2. Colaboración en equipo: Los equipos pueden crear sitios SharePoint para colaborar en proyectos, compartir información y trabajar juntos en documentos en tiempo real. Cada sitio puede tener sus propias bibliotecas de documentos, listas y calendarios.
3. Gestión de contenidos: SharePoint ofrece sólidas funciones de gestión de contenidos, como el registro de entrada y salida de documentos, el control de versiones y los flujos de trabajo de aprobación. Esto garantiza una gestión eficaz de los contenidos a lo largo de todo su ciclo de vida.
4. Integración con Microsoft Office: SharePoint se integra perfectamente con otras aplicaciones de Microsoft Office como Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Esto permite editar y guardar fácilmente documentos directamente en SharePoint.
5. Flujos de trabajo y automatización: SharePoint incluye funciones de flujo de trabajo para automatizar los procesos empresariales. Los usuarios pueden crear flujos de trabajo personalizados para gestionar aprobaciones, notificaciones y otras tareas.
6. Paneles y partes web personalizables: Los usuarios pueden personalizar los sitios de SharePoint con partes web para mostrar contenido específico, como calendarios, listas de tareas, feeds de noticias, etc. Esto permite crear experiencias personalizadas en función de las necesidades del equipo o del proyecto.
7. Búsqueda y descubrimiento: La potente funcionalidad de búsqueda de SharePoint permite a los usuarios encontrar contenidos de forma rápida y eficaz. Admite búsqueda por palabras clave, búsqueda basada en metadatos y filtros de búsqueda personalizados.
8. Seguridad y permisos: SharePoint ofrece un control granular sobre los permisos, permitiendo a los administradores asignar derechos de acceso específicos a individuos o grupos. Esto garantiza la protección de la información sensible.
9. Integración de Business Intelligence: Permite la integración de Power BI para la visualización de datos y la creación de informes. Esto permite a los usuarios crear informes y cuadros de mando interactivos.
10. Accesibilidad móvil: SharePoint es accesible en dispositivos móviles, lo que permite a los usuarios acceder, editar y compartir documentos mientras se desplazan.
11. Cumplimiento y gestión de registros: SharePoint ofrece funciones para gestionar el cumplimiento y la conservación de registros. Esto incluye capacidades para gestionar retenciones legales, auditorías y políticas de retención de documentos.
12. Despliegue híbrido: Las organizaciones pueden optar por implementar SharePoint en la nube (SharePoint Online) o en las instalaciones (SharePoint Server). Las implementaciones híbridas permiten una combinación de ambas.

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2. Google Workspace (Google Drive)

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Google Drive es un servicio de almacenamiento y sincronización de archivos en la nube desarrollado por Google. Permite a los usuarios almacenar, acceder y compartir archivos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Estas son algunas características y aspectos clave de Google Drive:

1. Almacenamiento y organización de archivos: Google Drive proporciona a los usuarios un espacio de almacenamiento seguro en la nube donde pueden guardar documentos, imágenes, vídeos y otros tipos de archivos.
2. Edición colaborativa: Incluye un conjunto de herramientas de productividad como Google Docs, Sheets y Slides, que permiten a varios usuarios colaborar en documentos en tiempo real. Los cambios se guardan automáticamente en la nube.
3. Accesibilidad: Se puede acceder a los archivos almacenados en Google Drive desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, incluidos ordenadores de sobremesa, portátiles, tabletas y smartphones. Además, los usuarios pueden acceder a sus archivos sin conexión activando el modo sin conexión.
4. Sincronización de archivos: Google Drive ofrece sincronización automática entre dispositivos. Cuando se añade o edita un archivo en un dispositivo, se actualiza automáticamente en todos los demás dispositivos vinculados a la misma cuenta de Google.
5. Compartir y permisos: Los usuarios pueden compartir fácilmente archivos y carpetas con otros proporcionándoles un enlace o enviándoles una invitación por correo electrónico. Se pueden establecer permisos de acceso para ver, editar o comentar documentos.
6. Historial de versiones: Google Drive mantiene un historial de todos los cambios realizados en un documento, lo que permite a los usuarios ver y restaurar versiones anteriores.
7. Búsqueda y descubrimiento: Ofrece una potente función de búsqueda que permite a los usuarios encontrar archivos rápidamente mediante palabras clave, tipo de archivo, propietario, etc.
8. Integración con otros servicios de Google: Google Drive se integra a la perfección con otros servicios de Google, como Gmail, Google Fotos y Google Workspace (anteriormente G Suite), lo que proporciona una experiencia unificada a los usuarios.
9. Seguridad y cifrado: Google Drive utiliza el cifrado para proteger la privacidad y la seguridad de los datos de los usuarios. También incluye funciones como la autenticación de dos factores y controles avanzados de uso compartido.
10. Vista previa de archivos: Los usuarios pueden previsualizar muchos tipos de archivos directamente en Google Drive sin tener que descargarlos. Esto incluye documentos, imágenes, vídeos y mucho más.
11. Aplicaciones para móviles: Google Drive ofrece aplicaciones móviles para dispositivos Android e iOS, lo que permite a los usuarios acceder y gestionar sus archivos sobre la marcha.
12. Colaboración con usuarios ajenos a Google: Los usuarios pueden colaborar con personas que no tengan cuentas de Google compartiendo archivos con ellos y estableciendo los permisos correspondientes.

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3. DocuWare

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DocuWare es una plataforma de gestión documental y automatización de flujos de trabajo diseñada para agilizar los procesos empresariales mediante la digitalización y organización de documentos. Estas son algunas de las características y aspectos clave de DocuWare:

1. Captura de documentos: DocuWare permite a los usuarios capturar documentos de diversas fuentes, incluidos escáneres, correos electrónicos y archivos digitales. De este modo, los documentos en papel y digitales pueden integrarse fácilmente en el sistema.
2. Indexación y clasificación de documentos: La plataforma proporciona herramientas para indexar y clasificar documentos. Esto permite una búsqueda y recuperación eficientes basadas en criterios como el tipo de documento, la fecha y las palabras clave.
3. Almacenamiento y organización de documentos: DocuWare ofrece un repositorio centralizado para almacenar documentos de forma segura en formato digital. Los documentos pueden organizarse en carpetas y categorías para facilitar el acceso.
4. Automatización de flujos de trabajo: Permite crear flujos de trabajo automatizados para agilizar los procesos empresariales. Los flujos de trabajo pueden diseñarse para enrutar documentos para aprobaciones, notificaciones y otras acciones basadas en criterios predefinidos.
5. Control de versiones: DocuWare mantiene un historial de versiones de los documentos, lo que permite a los usuarios realizar un seguimiento de los cambios y volver a versiones anteriores si es necesario.
6. Control de acceso y permisos: La plataforma proporciona un control granular sobre quién puede acceder, ver, editar y eliminar documentos. Esto ayuda a mantener la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo.
7. Accesibilidad móvil: Los usuarios pueden acceder a DocuWare desde dispositivos móviles, lo que les permite trabajar en documentos y flujos de trabajo mientras se desplazan.
8. Integración con aplicaciones empresariales: DocuWare puede integrarse con otras aplicaciones empresariales, como sistemas CRM, software ERP y plataformas de correo electrónico. Esto garantiza un flujo de información fluido en toda la organización.
9. Recuperación y búsqueda de documentos: DocuWare ofrece potentes funciones de búsqueda, que permiten a los usuarios localizar rápidamente documentos mediante palabras clave, metadatos y otros criterios de búsqueda.
10. Anotaciones y comentarios en los documentos: Los usuarios pueden añadir anotaciones, comentarios y sellos a los documentos, lo que facilita la colaboración y proporciona un contexto adicional.
11. Registro de auditoría y cumplimiento: DocuWare mantiene un registro de auditoría detallado de todas las actividades relacionadas con los documentos. Esto ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos de conformidad y proporciona transparencia en la gestión de documentos.
12. Informes y análisis: La plataforma ofrece funciones de generación de informes para realizar un seguimiento del uso de los documentos, la eficiencia del flujo de trabajo y otras métricas clave. Estos datos pueden utilizarse para tomar decisiones informadas sobre mejoras en los procesos.
13. Despliegue en la nube y en las instalaciones: DocuWare se puede implementar en la nube o en las instalaciones, lo que proporciona flexibilidad para adaptarse a las diferentes necesidades y preferencias de la organización.

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4. Archivos M

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M-Files es una solución de gestión de documentos diseñada para ayudar a las empresas a organizar, gestionar y realizar un seguimiento de sus documentos e información. Estas son algunas de las características y aspectos clave de M-Files:

1. Enfoque basado en metadatos: Una de las características distintivas de M-Files es su enfoque basado en metadatos. En lugar de basarse únicamente en estructuras de carpetas, los documentos se etiquetan con metadatos, lo que facilita su categorización, búsqueda y recuperación.
2. Control de versiones: M-Files realiza un seguimiento de las versiones de los documentos, garantizando que los usuarios trabajen siempre con la versión más reciente y actualizada de un documento.
3. Captura y escaneado de documentos: Permite a los usuarios capturar documentos de diversas fuentes, incluidos escáneres y correos electrónicos, e indexarlos automáticamente para facilitar su recuperación.
4. Automatización de flujos de trabajo: M-Files permite crear flujos de trabajo automatizados para agilizar los procesos empresariales. Esto incluye el enrutamiento de documentos para su aprobación, activadores de notificación y asignación de tareas.
5. Control de acceso y permisos: La plataforma ofrece un control granular sobre quién puede acceder, ver, editar y eliminar documentos, garantizando la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa.
6. Búsqueda y recuperación: M-Files ofrece potentes funciones de búsqueda, que permiten a los usuarios localizar rápidamente documentos utilizando metadatos, palabras clave y otros criterios de búsqueda.
7. Integración con los sistemas existentes: Se integra a la perfección con otras aplicaciones empresariales como CRM, ERP y plataformas de correo electrónico, facilitando un flujo de información unificado en toda la organización.
8. Accesibilidad móvil: Los usuarios pueden acceder a M-Files desde dispositivos móviles, lo que les permite trabajar en documentos y flujos de trabajo mientras se desplazan.
9. Colaboración de contenidos: M-Files permite la colaboración en equipo al permitir que varios usuarios accedan, editen y comenten documentos simultáneamente.
10. Gestión del ciclo de vida de los documentos: Da soporte a todo el ciclo de vida de los documentos, desde su creación y aprobación hasta su archivo y eliminación, garantizando el cumplimiento de la normativa sobre gestión de registros.
11. Cumplimiento y pista de auditoría: M-Files mantiene una pista de auditoría detallada de todas las actividades relacionadas con los documentos, lo que ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos de conformidad y proporciona transparencia en la gestión de documentos.
12. Despliegue en la nube y en las instalaciones: M-Files puede desplegarse en la nube o en las instalaciones, lo que proporciona flexibilidad para adaptarse a diferentes necesidades y preferencias organizativas.
13. Informes y análisis: La plataforma ofrece funciones de generación de informes para realizar un seguimiento del uso de los documentos, la eficiencia del flujo de trabajo y otras métricas clave. Estos datos pueden utilizarse para optimizar los procesos y tomar decisiones.

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5. Alfresco

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Alfresco es una plataforma de gestión de contenidos de código abierto diseñada para facilitar la gestión de documentos y procesos en las organizaciones. Estas son algunas características y aspectos clave de Alfresco:

1. Gestión de documentos: Alfresco proporciona un repositorio centralizado para almacenar y organizar documentos en varios formatos, incluidos archivos de texto, imágenes, vídeos, etc.
2. Colaboración y flujo de trabajo: Ofrece herramientas para la colaboración en equipo y la automatización del flujo de trabajo, lo que permite a los usuarios trabajar juntos en documentos, gestionar aprobaciones y agilizar los procesos empresariales.
3. Búsqueda y recuperación de contenidos: Alfresco incluye un potente motor de búsqueda que permite a los usuarios localizar rápidamente documentos basándose en palabras clave, metadatos y contenido de los documentos.
4. Control de versiones: La plataforma realiza un seguimiento de las versiones de los documentos, garantizando que los usuarios trabajen siempre con la última iteración.
5. Capacidades de integración: Alfresco puede integrarse con otras aplicaciones y sistemas empresariales, como CRM, ERP y plataformas de correo electrónico, para facilitar un flujo de información fluido en toda la organización.
6. Gestión de registros: Apoya la gestión y conservación de registros de conformidad con los requisitos reglamentarios y las normas del sector.
7. Control de acceso y permisos: Alfresco ofrece un control granular sobre quién puede acceder, ver, editar y eliminar documentos, garantizando la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa.
8. Accesibilidad móvil: Los usuarios pueden acceder a Alfresco desde dispositivos móviles, lo que les permite trabajar en documentos y flujos de trabajo mientras se desplazan.
9. Gobernanza de contenidos: La plataforma proporciona herramientas para definir y aplicar políticas de gobernanza de contenidos, garantizando que los documentos se gestionan y mantienen adecuadamente.
10. Cumplimiento y pista de auditoría: Alfresco mantiene una pista de auditoría detallada de todas las actividades relacionadas con los documentos, lo que ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos de conformidad y proporciona transparencia en la gestión de documentos.
11. Transformación y renderización de contenidos: Incluye capacidades para transformar y renderizar contenidos en diferentes formatos para verlos y compartirlos.
12. Migración de contenidos: Alfresco admite la migración de contenidos desde sistemas heredados u otras plataformas a su repositorio.
13. Despliegue en la nube y en las instalaciones: Alfresco puede desplegarse en varios entornos, incluidos servidores locales o infraestructuras basadas en la nube.

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6. OpenText Documentum

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OpenText Documentum es una plataforma de gestión de contenidos empresariales diseñada para gestionar la creación, captura, indexación, almacenamiento, recuperación y eliminación de documentos y registros de forma segura y conforme a la normativa. Estas son algunas de las características y aspectos clave de OpenText Documentum:

1. Gestión de documentos: OpenText Documentum sirve como repositorio centralizado para almacenar y organizar documentos y contenidos en varios formatos.
2. Gestión de registros: Proporciona funciones completas de gestión de registros para garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos y las normas del sector en materia de conservación y eliminación de documentos.
3. Automatización de flujos de trabajo: La plataforma permite crear flujos de trabajo automatizados para agilizar los procesos empresariales, incluidas las aprobaciones de documentos, las notificaciones y las asignaciones de tareas.
4. Control de versiones: OpenText Documentum realiza un seguimiento de las versiones de los documentos, permitiendo a los usuarios volver a versiones anteriores si es necesario y garantizando que todo el mundo trabaja con la última iteración.
5. Control de acceso y permisos: Ofrece un control granular sobre quién puede acceder, ver, editar y eliminar documentos, garantizando la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa.
6. Metadatos y taxonomía: OpenText Documentum permite la asignación de metadatos y la creación de taxonomías para facilitar la búsqueda y recuperación eficiente de documentos.
7. Búsqueda y recuperación de contenidos: La plataforma ofrece sólidas capacidades de búsqueda, lo que permite a los usuarios localizar rápidamente los documentos en función de las palabras clave, los metadatos y el contenido de los documentos.
8. Capacidades de integración: OpenText Documentum puede integrarse con otras aplicaciones y sistemas empresariales, como CRM, ERP y plataformas de correo electrónico, para facilitar un flujo de información fluido en toda la organización.
9. Cumplimiento y pista de auditoría: Mantiene una pista de auditoría detallada de todas las actividades relacionadas con los documentos, lo que ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos de conformidad y proporciona transparencia en la gestión de documentos.
10. Transformación y renderización de contenidos: OpenText Documentum incluye capacidades para transformar y renderizar contenidos en diferentes formatos para visualizarlos y compartirlos.
11. Gestión del ciclo de vida de los contenidos: La plataforma soporta todo el ciclo de vida de los contenidos, desde su creación y aprobación hasta su archivo y eliminación, garantizando el cumplimiento de la normativa sobre gestión de registros.
12. Accesibilidad móvil: Los usuarios pueden acceder a OpenText Documentum desde dispositivos móviles, lo que les permite trabajar en documentos y flujos de trabajo mientras se desplazan.
13. Despliegue en la nube y en las instalaciones: OpenText Documentum puede desplegarse en varios entornos, incluidos servidores locales o infraestructuras basadas en la nube.

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7. FileHold

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FileHold es un software de gestión de documentos diseñado para ayudar a las organizaciones a organizar, proteger y gestionar sus documentos y registros digitales. Estas son algunas de las características y aspectos clave de FileHold:

1. Captura e importación de documentos: FileHold permite a los usuarios capturar e importar documentos de diversas fuentes, incluidos escáneres, correos electrónicos y archivos digitales. Esto garantiza que tanto los documentos en papel como los digitales puedan integrarse fácilmente en el sistema.
2. Control de versiones de documentos: La plataforma realiza un seguimiento de las versiones de los documentos, garantizando que los usuarios trabajen siempre con la versión más reciente y actualizada de un documento.
3. Búsqueda y recuperación de documentos: FileHold proporciona potentes funciones de búsqueda, lo que permite a los usuarios localizar rápidamente documentos utilizando palabras clave, metadatos y contenido dentro de los documentos.
4. Seguridad de documentos y control de acceso: Ofrece un control granular sobre quién puede acceder, ver, editar y eliminar documentos, garantizando la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa.
5. Automatización de flujos de trabajo: FileHold permite crear flujos de trabajo automatizados para agilizar los procesos empresariales. Esto incluye el enrutamiento de documentos para su aprobación, activadores de notificación y asignación de tareas.
6. Metadatos y etiquetado: La plataforma permite asignar metadatos y etiquetas a los documentos, lo que facilita la categorización, búsqueda y recuperación de archivos.
7. Capacidades de integración: FileHold puede integrarse con otras aplicaciones y sistemas empresariales, facilitando un flujo de información unificado en toda la organización.
8. Cumplimiento y pista de auditoría: Mantiene una pista de auditoría detallada de todas las actividades relacionadas con los documentos, lo que ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos de conformidad y proporciona transparencia en la gestión de documentos.
9. Retención y eliminación: FileHold apoya la gestión de registros permitiendo a las organizaciones definir políticas de retención de documentos, garantizando el cumplimiento de los requisitos normativos.
10. Anotaciones y comentarios en los documentos: Los usuarios pueden añadir anotaciones, comentarios y sellos a los documentos, lo que facilita la colaboración y proporciona un contexto adicional.
11. Accesibilidad móvil: FileHold ofrece aplicaciones móviles para dispositivos Android e iOS, lo que permite a los usuarios acceder y gestionar sus archivos sobre la marcha.
12. Transformación y renderización de contenidos: Incluye capacidades para transformar y renderizar contenidos en diferentes formatos para verlos y compartirlos.
13. Despliegue en la nube y en las instalaciones: FileHold puede desplegarse en varios entornos, incluidos servidores locales o infraestructuras basadas en la nube.

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8.Uphint

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1. Funciona con cualquier aplicación web o escritorio: Nuestra plataforma funciona a la perfección en cualquier aplicación web en la nube o escritorio.
2. Personalización de imágenes y texto: Los usuarios podían personalizar su guía a través de amplias opciones de personalización, incluyendo la modificación de imágenes, fuentes, estilos y texto para alinearse con su marca y necesidades.
3. Comparta sus guías mediante enlaces: Los usuarios pueden compartir sin esfuerzo sus guías creadas mediante enlaces compartibles. Esto facilita la distribución y el acceso para los colaboradores o para compartir con los clientes con facilidad ny correo electrónico o chat regular.
4. Exportación en PDF: Los usuarios tienen la comodidad de exportar sus guías en formato PDF.
5. Integración en otras herramientas: Nuestra plataforma admite la incrustación sin problemas en varias herramientas y plataformas de terceros como Notion, ClickUp, Sharepoint y más. Los usuarios pueden mostrar sus guías directamente en estas plataformas para facilitar su consulta y accesibilidad.
6. Múltiples idiomas: Nuestra plataforma te permite crear guías en inglés, español o alemán (si necesitas otro idioma háznoslo saber).
7. Marca personalizada en los PDF: Los usuarios Pro tienen la posibilidad de añadir el logotipo de su empresa. Esto garantiza una representación profesional y coherente de la marca en todas las guías.
8. Exportar HTML para Gmail, Confluence, Notion, etc.: Nuestra plataforma permite a los usuarios exportar contenidos en formato HTML optimizado para diversas plataformas como Gmail, Confluence, Notion, etc. Esta función garantiza que el contenido exportado conserve su formato y diseño originales al pegarlo en estas plataformas.
9. Difumine la información sensible: Los usuarios pueden aplicar la herramienta de difuminado para ocultar información sensible o confidencial dentro de sus guías garantizando la privacidad.
10. Asistencia prioritaria: Los usuarios Pro reciben asistencia acelerada, e incluso tiempos de respuesta más rápidos por parte del equipo de atención al cliente. Esto garantiza que sus problemas o consultas se resuelvan con rapidez y eficacia.

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9.Dokmee

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Dokmee es un software de gestión de documentos diseñado para ayudar a las organizaciones en la digitalización, organización y gestión de sus documentos y archivos. Aquí están algunas características y aspectos dominantes de Dokmee:

1. Captura e Importación de Documentos: Dokmee permite a los usuarios capturar e importar documentos de varias fuentes, incluyendo escáneres, correos electrónicos y archivos digitales. Esto asegura que tanto los documentos físicos como los digitales puedan ser fácilmente integrados en el sistema.
2. Control de versiones de documentos: La plataforma realiza un seguimiento de las versiones de los documentos, garantizando que los usuarios trabajen siempre con la versión más reciente y actualizada de un documento.
3. Búsqueda y Recuperación de Documentos: Dokmee proporciona sólidas capacidades de búsqueda, permitiendo a los usuarios localizar rápidamente documentos utilizando palabras clave, metadatos y contenido dentro de los documentos.
4. Seguridad de documentos y control de acceso: Ofrece un control granular sobre quién puede acceder, ver, editar y eliminar documentos, garantizando la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa.
5. Automatización de Flujos de Trabajo: Dokmee permite la creación de flujos de trabajo automatizados para agilizar los procesos de negocio. Esto incluye documentos de enrutamiento para aprobación, disparadores de notificación y asignación de tareas.
6. Metadatos y etiquetado: La plataforma permite asignar metadatos y etiquetas a los documentos, lo que facilita la categorización, búsqueda y recuperación de archivos.
7. Capacidades de Integración: Dokmee puede integrarse con otras aplicaciones y sistemas empresariales, facilitando un flujo de información unificado en toda la organización.
8. Cumplimiento y pista de auditoría: Mantiene una pista de auditoría detallada de todas las actividades relacionadas con los documentos, lo que ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos de conformidad y proporciona transparencia en la gestión de documentos.
9. Retención y Disposición: Dokmee apoya la gestión de registros permitiendo a las organizaciones definir políticas de retención de documentos, asegurando el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.
10. Anotaciones y comentarios en los documentos: Los usuarios pueden añadir anotaciones, comentarios y sellos a los documentos, lo que facilita la colaboración y proporciona un contexto adicional.
11. Accesibilidad Móvil: Dokmee ofrece aplicaciones móviles tanto para dispositivos Android como iOS, lo que permite a los usuarios acceder y gestionar sus archivos sobre la marcha.
12. Transformación y renderización de contenidos: Incluye capacidades para transformar y renderizar contenidos en diferentes formatos para verlos y compartirlos.
13. Despliegue en la Nube y en las Instalaciones: Dokmee puede desplegarse en varios entornos, incluyendo servidores locales o infraestructura basada en la nube.

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10.OnBase de Hyland

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OnBase de Hyland es una plataforma de gestión de contenidos empresariales (ECM) y automatización de procesos de negocio diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar sus documentos, contenidos y procesos de negocio de forma eficiente. Estas son algunas de las características y aspectos clave de OnBase:

1. Gestión de documentos: OnBase proporciona un repositorio centralizado para almacenar y organizar documentos y contenidos en varios formatos, incluidos archivos de texto, imágenes, vídeos, etc.
2. Automatización de flujos de trabajo: Permite crear flujos de trabajo automatizados para agilizar los procesos empresariales, incluidas las aprobaciones de documentos, las notificaciones y las asignaciones de tareas.
3. Gestión de procesos empresariales (BPM): OnBase ofrece herramientas para modelar, ejecutar y optimizar los procesos de negocio, permitiendo a las organizaciones automatizar y agilizar sus operaciones.
4. Captura de contenidos: La plataforma incluye funciones para capturar documentos y datos de diversas fuentes, como escáneres, correos electrónicos y formularios web, e indexarlos automáticamente para facilitar su recuperación.
5. Capacidades de integración: OnBase puede integrarse con otras aplicaciones y sistemas empresariales, facilitando un flujo de información unificado en toda la organización. Esto incluye ERP, CRM y otras aplicaciones de línea de negocio.
6. Formularios electrónicos: Permite la creación y gestión de formularios electrónicos, que pueden utilizarse para la captura de datos, aprobaciones y otros procesos empresariales.
7. Gestión de casos: OnBase ofrece herramientas para gestionar casos, incidentes y elementos de trabajo, proporcionando una visión completa de los documentos y procesos relacionados.
8. Control de acceso y permisos: La plataforma ofrece un control granular sobre quién puede acceder, ver, editar y eliminar documentos y contenidos, garantizando la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa.
9. Búsqueda y recuperación de documentos: OnBase ofrece potentes funciones de búsqueda, que permiten a los usuarios localizar rápidamente documentos mediante palabras clave, metadatos y contenido de los documentos.
10. Cumplimiento y pista de auditoría: Mantiene una pista de auditoría detallada de todas las actividades relacionadas con los documentos, lo que ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos de conformidad y proporciona transparencia en la gestión de documentos.
11. Accesibilidad móvil: Los usuarios pueden acceder a OnBase desde dispositivos móviles, lo que les permite trabajar en documentos y flujos de trabajo mientras se desplazan.
12. Transformación y renderización de contenidos: Incluye capacidades para transformar y renderizar contenidos en diferentes formatos para verlos y compartirlos.
13. Despliegue en la nube y en las instalaciones: OnBase puede desplegarse en varios entornos, incluidos servidores locales o infraestructuras basadas en la nube.

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11. Docusign

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DocuSign es una plataforma de firma electrónica y gestión de transacciones digitales basada en la nube. Permite a particulares y empresas firmar, enviar y gestionar documentos digitalmente de forma segura. Estas son algunas de las características y aspectos clave de DocuSign:

1. Firma electrónica: DocuSign permite a los usuarios firmar documentos electrónicamente, eliminando la necesidad de firmas físicas. Esto acelera el proceso de firma de documentos y aumenta la comodidad.
2. Gestión de documentos: La plataforma proporciona un repositorio seguro para almacenar, organizar y gestionar documentos. También permite acceder a los documentos y recuperarlos fácilmente.
3. Automatización de flujos de trabajo: DocuSign ofrece herramientas para crear flujos de trabajo automatizados, lo que permite a los usuarios enrutar documentos para firmas, aprobaciones y otras acciones de manera ágil.
4. Plantillas de documentos: Los usuarios pueden crear plantillas reutilizables para documentos comunes, lo que ahorra tiempo y garantiza la coherencia en la creación de documentos.
5. Capacidades de integración: DocuSign puede integrarse con diversas aplicaciones y sistemas empresariales, como CRM, ERP y plataformas de almacenamiento en la nube, para agilizar los flujos de trabajo y los procesos documentales.
6. Accesibilidad móvil: DocuSign ofrece aplicaciones móviles para dispositivos Android e iOS, lo que permite a los usuarios firmar y gestionar documentos sobre la marcha.
7. Autenticación y seguridad: La plataforma emplea sólidas medidas de seguridad para garantizar la integridad y confidencialidad de los documentos. Ofrece autenticación multifactor y cifrado para mayor seguridad.
8. Seguimiento de auditoría y cumplimiento: DocuSign mantiene un registro de auditoría detallado de todas las actividades relacionadas con los documentos, lo que proporciona transparencia y responsabilidad. Esto es crucial para el cumplimiento de los requisitos legales y normativos.
9. Recordatorios y notificaciones: Los usuarios pueden establecer recordatorios y recibir notificaciones para las firmas y acciones de documentos pendientes, lo que garantiza la finalización puntual de las transacciones.
10. Análisis de documentos: DocuSign proporciona información sobre el estado y el progreso de los documentos, lo que permite a los usuarios realizar un seguimiento del estado de los documentos e identificar cualquier cuello de botella en el proceso.
11. Opciones de firma avanzadas: Ofrece varias opciones de firma, como la firma en persona, la firma remota y la firma masiva, para adaptarse a diferentes casos de uso.
12. Alcance global: DocuSign está disponible en varios idiomas y cumple las normas legales y reglamentarias de varios países, por lo que es adecuado para transacciones internacionales.
13. Plantillas y marca: Los usuarios pueden personalizar las plantillas de documentos con su marca, lo que garantiza un aspecto profesional y coherente en todas las comunicaciones.

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12. Evernote Business

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Evernote Business es una plataforma de productividad y colaboración diseñada para que las empresas y los equipos capturen, organicen y compartan información y documentos. Estas son algunas de las características y aspectos clave de Evernote Business:

1. Toma de notas y organización: Evernote Business proporciona un espacio de trabajo digital para que los usuarios tomen notas, creen listas de comprobación y almacenen diversos tipos de contenido, como texto, imágenes, clips web y documentos.
2. Almacenamiento y gestión de documentos: Sirve como repositorio centralizado para almacenar y organizar documentos, facilitando a los miembros del equipo el acceso y la colaboración en contenidos compartidos.
3. Etiquetado y categorización: Evernote permite a los usuarios aplicar etiquetas y rótulos a notas y documentos, lo que permite una categorización y una funcionalidad de búsqueda eficientes.
4. Búsqueda y recuperación: La plataforma ofrece potentes funciones de búsqueda, que permiten a los usuarios localizar rápidamente notas, documentos o información específicos dentro de su base de datos de Evernote.
5. Compartir notas y colaborar: Los usuarios pueden compartir notas y colaborar en tiempo real con los miembros del equipo, lo que permite un trabajo en equipo y un intercambio de conocimientos sin fisuras.
6. Control de acceso y permisos: Evernote Business ofrece un control granular sobre quién puede acceder y editar notas, garantizando la seguridad y privacidad de los datos.
7. Acceso sin conexión: Los usuarios pueden acceder a sus notas y documentos incluso sin conexión a Internet, lo que proporciona flexibilidad para situaciones de trabajo a distancia.
8. Capacidades de integración: Evernote Business puede integrarse con otras aplicaciones y herramientas empresariales, como software de gestión de proyectos y apps de productividad, para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo.
9. Anotación de contenidos: Permite a los usuarios anotar imágenes y PDF directamente dentro de Evernote, lo que facilita los comentarios y la colaboración en el contenido visual.
10. Escaneado de documentos: La aplicación móvil de Evernote ofrece una función de escaneo de documentos, que permite a los usuarios capturar y digitalizar documentos físicos para almacenarlos y organizarlos fácilmente.
11. Modo Presentación: Los usuarios pueden crear presentaciones dinámicas utilizando sus notas de Evernote, lo que la convierte en una herramienta versátil para compartir información en reuniones y presentaciones.
12. Seguridad y cumplimiento: Evernote Business ofrece funciones como la autenticación de dos factores, el cifrado y el cumplimiento de las normas de seguridad del sector para proteger la información confidencial.
13. Historial de actividades y auditoría: Evernote Business mantiene un registro de las actividades dentro de la plataforma, proporcionando una pista de auditoría para fines de responsabilidad y cumplimiento.

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13. Zoho Docs

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Zoho Docs es una plataforma de gestión de documentos y colaboración basada en la nube desarrollada por Zoho Corporation. Está diseñada para ayudar a particulares y empresas a crear, almacenar, compartir y colaborar en documentos, hojas de cálculo, presentaciones y otros tipos de archivos. Estas son algunas de las características y aspectos clave de Zoho Docs:

1. Creación y edición de documentos: Zoho Docs ofrece un conjunto de aplicaciones en línea para crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Los usuarios pueden trabajar en archivos en tiempo real, lo que facilita el trabajo colaborativo.
2. Almacenamiento y organización de archivos: Ofrece almacenamiento en la nube para que los usuarios guarden y organicen sus archivos de forma segura, haciéndolos accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
3. Compartición de Archivos y Colaboración: Zoho Docs permite a los usuarios compartir archivos con miembros del equipo, clientes o socios externos. Las funciones de colaboración incluyen comentarios, anotaciones y seguimiento del historial de versiones.
4. Control de versiones de documentos: La plataforma mantiene un historial de las versiones de los documentos, lo que permite a los usuarios hacer un seguimiento de los cambios y volver a versiones anteriores si es necesario.
5. Acceso sin conexión: Los usuarios pueden sincronizar archivos para acceder sin conexión, lo que les permite trabajar en documentos incluso sin conexión a Internet.
6. Control de acceso y permisos: Zoho Docs ofrece un control granular sobre quién puede acceder, ver, editar y compartir archivos, garantizando la seguridad y privacidad de los datos.
7. Búsqueda y recuperación: La plataforma ofrece potentes funciones de búsqueda, lo que permite a los usuarios localizar rápidamente archivos o contenidos específicos dentro de su cuenta de Zoho Docs.
8. Capacidades de Integración: Zoho Docs puede integrarse con otras aplicaciones de Zoho, así como con herramientas de terceros como Google Workspace, Microsoft Office y Dropbox, para mejorar la productividad y la eficiencia del flujo de trabajo.
9. Plantillas de documentos: Los usuarios tienen acceso a una biblioteca de plantillas de documentos prediseñadas, lo que facilita la creación de documentos de aspecto profesional.
10. Accesibilidad móvil: Zoho Docs ofrece aplicaciones móviles tanto para dispositivos Android como iOS, lo que permite a los usuarios acceder y editar sus archivos sobre la marcha.
11. Gestión de tareas: Los usuarios pueden crear tareas relacionadas con documentos específicos, lo que ayuda a seguir el progreso y gestionar los plazos.
12. Seguridad y Cumplimiento: Zoho Docs emplea el cifrado, los controles de acceso y el cumplimiento de las normas de seguridad del sector para proteger la información confidencial.
13. Seguimiento de la actividad y presentación de informes: Zoho Docs proporciona información sobre la actividad de los documentos, lo que permite a los usuarios controlar quién ha accedido, editado y compartido archivos.

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14. Nuxeo

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Nuxeo es una plataforma de gestión de contenidos de código abierto diseñada para ayudar a las organizaciones a gestionar sus activos digitales, documentos y contenidos. Estas son algunas de las características y aspectos clave de Nuxeo:

1. Repositorio de Contenido: Nuxeo proporciona un repositorio centralizado para almacenar y organizar varios tipos de contenido digital, incluyendo documentos, imágenes, videos y más.
2. Gestión de metadatos: Permite a los usuarios definir y asignar metadatos a los contenidos, lo que facilita la categorización, búsqueda y recuperación de archivos.
3. Automatización de flujos de trabajo: Nuxeo permite la creación de flujos de trabajo automatizados para agilizar los procesos de negocio, tales como aprobaciones de documentos, notificaciones y asignación de tareas.
4. Control de versiones: La plataforma realiza un seguimiento de las versiones de los documentos, garantizando que los usuarios trabajen siempre con la última iteración.
5. Búsqueda y Recuperación: Nuxeo ofrece robustas capacidades de búsqueda, permitiendo a los usuarios localizar rápidamente contenido específico basado en palabras clave, metadatos y contenido dentro de los documentos.
6. Gestión de Activos Digitales (DAM): Ofrece funciones para gestionar y organizar activos digitales, por lo que resulta especialmente útil para sectores como los medios de comunicación y el entretenimiento.
7. Control de Acceso y Permisos: Nuxeo ofrece un control granular sobre quién puede acceder, ver, editar y eliminar contenido, garantizando la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa.
8. Transformación y renderización de contenidos: Incluye capacidades para transformar y renderizar contenidos en diferentes formatos para verlos y compartirlos.
9. Capacidades de Integración: Nuxeo puede integrarse con otras aplicaciones y sistemas empresariales, facilitando un flujo de información unificado en toda la organización.
10. Sincronización de contenidos: Los usuarios pueden sincronizar contenidos en diferentes plataformas y dispositivos, garantizando la coherencia y la accesibilidad.
11. AI y Capacidades de Aprendizaje de Máquina: Nuxeo ofrece funciones potenciadas por IA como el enriquecimiento de contenidos, el etiquetado automático y la búsqueda inteligente para mejorar la gestión de contenidos.
12. Cumplimiento y pista de auditoría: Mantiene una pista de auditoría detallada de todas las actividades relacionadas con los contenidos, lo que ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos de conformidad y proporciona transparencia en la gestión de contenidos.
13. Despliegue en la Nube y en las Instalaciones: Nuxeo puede desplegarse en varios entornos, incluyendo servidores locales o infraestructura basada en la nube.

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15. Oficina Digital ELO

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ELO Digital Office es un completo software de gestión de contenidos empresariales (ECM) y gestión de documentos diseñado para ayudar a las organizaciones a gestionar sus documentos, registros y contenidos digitales de forma eficiente. Estas son algunas de las características y aspectos clave de ELO Digital Office:

1. Gestión de documentos: ELO proporciona un repositorio centralizado para almacenar, organizar y gestionar documentos, permitiendo un fácil acceso y recuperación.
2. Automatización de flujos de trabajo: Permite crear flujos de trabajo automatizados para agilizar los procesos empresariales, incluidas las aprobaciones de documentos, las notificaciones y las asignaciones de tareas.
3. Gestión de registros: ELO ofrece funciones completas de gestión de registros para garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos de conservación y eliminación de documentos.
4. Control de versiones: La plataforma realiza un seguimiento de las versiones de los documentos, garantizando que los usuarios trabajen siempre con la versión más reciente y actualizada de un documento.
5. Búsqueda y recuperación: ELO ofrece sólidas capacidades de búsqueda, que permiten a los usuarios localizar rápidamente documentos específicos basándose en palabras clave, metadatos y contenido de los documentos.
6. Control de acceso y permisos: Ofrece un control granular sobre quién puede acceder, ver, editar y eliminar documentos, garantizando la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa.
7. Integración de contenidos: ELO puede integrarse con otras aplicaciones y sistemas empresariales, como CRM, ERP y plataformas de correo electrónico, para facilitar un flujo de información fluido en toda la organización.
8. Cumplimiento y pista de auditoría: Mantiene una pista de auditoría detallada de todas las actividades relacionadas con los documentos, lo que ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos de conformidad y proporciona transparencia en la gestión de documentos.
9. Accesibilidad móvil: Los usuarios pueden acceder a ELO desde dispositivos móviles, lo que les permite trabajar en documentos y flujos de trabajo mientras se desplazan.
10. Transformación y renderización de contenidos: ELO incluye capacidades para transformar y renderizar contenidos en diferentes formatos para su visualización y compartición.
11. Anotación de contenidos y colaboración: Los usuarios pueden añadir anotaciones, comentarios y sellos a los documentos, lo que facilita la colaboración y proporciona un contexto adicional.
12. Firmas electrónicas: ELO admite firmas electrónicas, lo que permite aprobar y firmar documentos de forma segura y legalmente vinculante.
13. Despliegue en la nube y en las instalaciones: ELO puede desplegarse en varios entornos, incluidos servidores locales o infraestructuras basadas en la nube.

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16. Caja

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Box es una plataforma de gestión de contenidos y colaboración basada en la nube que permite a las organizaciones almacenar, gestionar y compartir archivos y documentos de forma segura. Estas son algunas de las características y aspectos clave de Box:

1. Almacenamiento y gestión de archivos: Box ofrece una solución centralizada de almacenamiento en la nube para que las empresas guarden y organicen sus archivos, haciéndolos fácilmente accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
2. Colaboración y uso compartido: Facilita una colaboración fluida al permitir a los usuarios compartir archivos, carpetas y documentos con miembros del equipo, clientes o socios externos. Las funciones de colaboración incluyen edición en tiempo real, comentarios y seguimiento del historial de versiones.
3. Seguridad de contenidos: Box emplea sólidas medidas de seguridad, como cifrado, controles de acceso y gestión de identidades, para garantizar la confidencialidad e integridad de los archivos almacenados.
4. Automatización del flujo de trabajo: La plataforma ofrece herramientas para automatizar los procesos empresariales, como la aprobación de documentos, las notificaciones y la asignación de tareas, para agilizar las operaciones.
5. Capacidades de integración: Box puede integrarse con una amplia gama de aplicaciones y herramientas empresariales, incluidas suites de productividad como Microsoft Office y Google Workspace, para mejorar la productividad y la eficiencia del flujo de trabajo.
6. Gestión de contenidos y cumplimiento de normativas: Box ofrece funciones para aplicar políticas de retención de datos, cumplir con las normativas del sector y funciones de eDiscovery con fines legales y de cumplimiento de normativas.
7. Accesibilidad móvil: Los usuarios pueden acceder a sus archivos y trabajar en ellos a través de las aplicaciones móviles de Box para dispositivos Android e iOS, lo que permite la productividad sobre la marcha.
8. Previsualización y anotación de contenidos: Box permite a los usuarios previsualizar archivos directamente dentro de la plataforma y añadir anotaciones, comentarios y marcas, lo que facilita la colaboración y los comentarios.
9. Gestión de tareas: Los usuarios pueden crear y asignar tareas relacionadas con archivos o carpetas específicos, lo que ayuda a realizar un seguimiento del progreso y gestionar los plazos.
10. Búsqueda y recuperación de contenidos: Box ofrece sólidas funciones de búsqueda, que permiten a los usuarios localizar rápidamente archivos o contenidos específicos basándose en palabras clave, metadatos y contenido dentro de los documentos.
11. Historial de versiones de archivos: La plataforma mantiene un historial de las versiones de los archivos, lo que permite a los usuarios realizar un seguimiento de los cambios y volver a versiones anteriores si es necesario.
12. Personalización y marca: Box puede personalizarse con la marca de la empresa, lo que proporciona un aspecto profesional y coherente a todas las comunicaciones e interacciones.
13. Seguimiento de la actividad e informes: Box ofrece información sobre la actividad de los archivos, lo que permite a los usuarios controlar quién ha accedido a ellos, quién los ha editado y quién los ha compartido.

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17. Deltagon

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Deltagon es una empresa finlandesa de software especializada en soluciones de mensajería segura y protección de la información. Estas son algunas características y aspectos clave de la oferta de software de Deltagon:

1. Mensajería segura: Deltagon ofrece soluciones de comunicación segura que permiten a las organizaciones enviar información y mensajes confidenciales de forma protegida y cifrada.
2. Cifrado de correo electrónico: La empresa ofrece soluciones de cifrado de correo electrónico para salvaguardar el contenido de los mensajes y garantizar que solo los destinatarios autorizados puedan acceder a la información.
3. Cifrado de archivos: El software de Deltagon permite cifrar archivos y documentos, garantizando que los datos confidenciales permanezcan protegidos durante el almacenamiento y el tránsito.
4. Firmas digitales: El software permite aplicar firmas digitales a los documentos, proporcionando una forma de verificar la autenticidad e integridad del contenido.
5. Prevención de pérdida de datos (DLP): Las soluciones de Deltagon incluyen funciones para evitar que se comparta o se filtre información confidencial sin autorización, lo que ayuda a las organizaciones a mantener la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo.
6. Comunicación móvil segura: El software admite la mensajería segura y el uso compartido de archivos en dispositivos móviles, lo que garantiza que la información confidencial permanezca protegida incluso cuando se accede a ella desde smartphones o tablets.
7. Autenticación y Control de Acceso: Las soluciones de Deltagon suelen incluir mecanismos de autenticación de usuarios y controles de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a los datos confidenciales.
8. Cumplimiento y apoyo normativo: El software está diseñado para ayudar a las organizaciones a cumplir los requisitos reglamentarios y las normas de cumplimiento relacionadas con la protección de datos y la privacidad.
9. Capacidades de integración: Las soluciones de Deltagon a menudo pueden integrarse con plataformas de correo electrónico existentes, sistemas de gestión de documentos y otras aplicaciones empresariales para proporcionar una experiencia de usuario perfecta.
10. Interfaz fácil de usar: El software suele contar con una interfaz intuitiva y fácil de usar, lo que facilita a los empleados la adopción y el uso eficaz de las funciones de seguridad.
11. Registro de auditoría e informes: Las soluciones de Deltagon a menudo proporcionan registros e informes detallados de las actividades de los usuarios, ayudando en los esfuerzos de cumplimiento y proporcionando transparencia sobre cómo se están manejando los datos sensibles.
12. Clasificación de datos: Algunas de las soluciones de Deltagon incluyen herramientas para clasificar los datos en función de su nivel de sensibilidad, garantizando que se aplican las medidas de seguridad adecuadas a los distintos tipos de información.
13. Personalización y escalabilidad: Las soluciones de software suelen ser personalizables para satisfacer necesidades organizativas específicas y pueden escalarse para adaptarse al tamaño y los requisitos de diferentes empresas.

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18. LogicalDOC

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LogicalDOC es un sistema de gestión de documentos (DMS) diseñado para ayudar a las organizaciones a capturar de manera eficiente, organizar y gestionar sus documentos y contenidos digitales. Estas son algunas de las características y aspectos clave de LogicalDOC:

1. Repositorio de documentos: LogicalDOC proporciona un repositorio centralizado para almacenar y organizar documentos, facilitando a los usuarios el acceso y la gestión de sus archivos.
2. Gestión de metadatos: Permite a los usuarios asignar metadatos a los documentos, facilitando una categorización, búsqueda y recuperación eficientes.
3. Automatización de flujos de trabajo: LogicalDOC permite la creación de flujos de trabajo automatizados para agilizar los procesos de negocio, incluyendo la aprobación de documentos, notificaciones y asignación de tareas.
4. Control de versiones: La plataforma mantiene un registro de las versiones de los documentos, lo que garantiza que los usuarios trabajen siempre con la última iteración.
5. Búsqueda y recuperación: LogicalDOC ofrece capacidades de búsqueda robustas, permitiendo a los usuarios localizar rápidamente documentos específicos basados en palabras clave, metadatos y contenido dentro de los documentos.
6. Control de acceso y permisos: Ofrece un control granular sobre quién puede acceder, ver, editar y eliminar documentos, garantizando la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa.
7. Capacidades de integración: LogicalDOC puede integrarse con otras aplicaciones y sistemas empresariales, facilitando un flujo de información unificado en toda la organización.
8. Cumplimiento y pista de auditoría: Mantiene una pista de auditoría detallada de todas las actividades relacionadas con los documentos, lo que ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos de conformidad y proporciona transparencia en la gestión de documentos.
9. Transformación de contenidos y renderizado: LogicalDOC incluye capacidades para transformar y renderizar contenido en diferentes formatos para ver y compartir.
10. Anotación de contenidos y colaboración: Los usuarios pueden añadir anotaciones, comentarios y sellos a los documentos, lo que facilita la colaboración y los comentarios.
11. Firmas Electrónicas: LogicalDOC soporta firmas electrónicas, lo que permite aprobaciones y firmas de documentos seguras y legalmente vinculantes.
12. Accesibilidad móvil: Los usuarios pueden acceder y trabajar en sus documentos a través de las aplicaciones móviles de LogicalDOC para dispositivos Android e iOS, lo que permite la productividad sobre la marcha.
13. Nube y en las instalaciones de despliegue: LogicalDOC se puede implementar en varios entornos, incluyendo servidores locales o infraestructura basada en la nube.

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19.DocStar ECM

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DocStar ECM es un sistema de gestión de contenidos empresariales diseñado para ayudar a las organizaciones a gestionar sus documentos e información de forma eficiente. Estas son algunas de las características y aspectos clave de DocStar ECM:

1. Captura y digitalización de documentos: DocStar ECM permite a los usuarios capturar y digitalizar documentos de diversas fuentes, incluidos escáneres, dispositivos móviles y archivos adjuntos de correo electrónico.
2. Almacenamiento y organización de documentos: La plataforma proporciona un repositorio centralizado para almacenar y organizar documentos, haciéndolos fácilmente accesibles para los usuarios autorizados.
3. Automatización de flujos de trabajo: DocStar ECM permite crear flujos de trabajo automatizados para agilizar los procesos empresariales, como la aprobación de documentos, las notificaciones y la asignación de tareas.
4. Control de versiones: La plataforma realiza un seguimiento de las versiones de los documentos, garantizando que los usuarios trabajen siempre con la versión más reciente y actualizada de un documento.
5. Búsqueda y recuperación: DocStar ECM ofrece potentes funciones de búsqueda, que permiten a los usuarios localizar rápidamente documentos específicos basándose en palabras clave, metadatos y contenido de los documentos.
6. Control de acceso y permisos: Ofrece un control granular sobre quién puede acceder, ver, editar y eliminar documentos, garantizando la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa.
7. Capacidades de integración: DocStar ECM puede integrarse con otras aplicaciones y sistemas empresariales, facilitando un flujo de información unificado en toda la organización.
8. Cumplimiento y apoyo normativo: La plataforma ofrece funciones para aplicar las políticas de retención de datos, el cumplimiento de las normativas del sector y las capacidades de eDiscovery con fines legales y de cumplimiento normativo.
9. Accesibilidad móvil: Los usuarios pueden acceder a sus documentos y trabajar en ellos a través de las aplicaciones móviles de DocStar ECM para dispositivos Android e iOS, lo que permite la productividad sobre la marcha.
10. Anotación de contenidos y colaboración: Los usuarios pueden añadir anotaciones, comentarios y sellos a los documentos, lo que facilita la colaboración y los comentarios.
11. Transformación y renderización de contenidos: DocStar ECM incluye capacidades para transformar y renderizar contenidos en diferentes formatos para visualizarlos y compartirlos.
12. Registro de auditoría e informes: La plataforma mantiene una pista de auditoría detallada de todas las actividades relacionadas con los documentos, lo que ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos de conformidad y proporciona transparencia en la gestión de documentos.
13. Personalización y escalabilidad: DocStar ECM puede personalizarse para satisfacer necesidades organizativas específicas y puede escalarse para adaptarse al tamaño y los requisitos de diferentes empresas.

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20. PrimaveraCM

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SpringCM es una plataforma de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) basada en la nube y diseñada para ayudar a las empresas a gestionar todo el proceso contractual, desde la creación y la negociación hasta la ejecución y el almacenamiento. Estas son algunas de las características y aspectos clave de SpringCM:

1. Creación y autoría de contratos: SpringCM permite a los usuarios crear, editar y personalizar contratos utilizando plantillas preaprobadas, lo que garantiza la coherencia y precisión del lenguaje contractual.
2. Automatización del flujo de trabajo: La plataforma permite automatizar los procesos relacionados con los contratos, incluidos los flujos de trabajo de aprobación, las notificaciones y la asignación de tareas, para agilizar las operaciones y reducir la intervención manual.
3. Negociación de contratos y colaboración: SpringCM facilita la colaboración en tiempo real entre las partes implicadas en las negociaciones contractuales, permitiendo la redacción, los comentarios y el seguimiento de versiones para garantizar un proceso de negociación fluido.
4. Repositorio y almacenamiento de contratos: Proporciona un repositorio centralizado para almacenar y organizar contratos, haciéndolos fácilmente accesibles y buscables para los usuarios autorizados.
5. Aprobación de contratos y firmas electrónicas: SpringCM admite firmas electrónicas, lo que permite aprobaciones y firmas de contratos seguras y legalmente vinculantes, que pueden agilizar el proceso de ejecución de contratos.
6. Cumplimiento y apoyo normativo: La plataforma ayuda a las organizaciones a hacer cumplir la normativa del sector, realizar un seguimiento de los hitos contractuales y gestionar las fechas clave de renovación o rescisión.
7. Búsqueda y recuperación: SpringCM ofrece potentes funciones de búsqueda, que permiten a los usuarios localizar rápidamente contratos específicos basándose en palabras clave, metadatos y contenido de los documentos.
8. Control de acceso y permisos: Ofrece un control granular sobre quién puede acceder, ver, editar y eliminar contratos, garantizando la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa.
9. Capacidades de integración: SpringCM puede integrarse con otras aplicaciones y sistemas empresariales, como CRM, ERP y plataformas de correo electrónico, para ofrecer una experiencia de usuario fluida y mejorar la productividad.
10. Informes y análisis: La plataforma proporciona herramientas de generación de informes para realizar un seguimiento del rendimiento de los contratos, analizar los datos de los contratos y obtener información sobre las métricas relacionadas con los contratos.
11. Seguimiento de auditoría y conformidad: SpringCM mantiene una pista de auditoría detallada de todas las actividades relacionadas con los contratos, lo que ayuda a las organizaciones a cumplir los requisitos de conformidad y proporciona transparencia en la gestión de contratos.
12. Accesibilidad móvil: Los usuarios pueden acceder a sus contratos y trabajar en ellos a través de las aplicaciones móviles de SpringCM para dispositivos Android e iOS, lo que permite la productividad sobre la marcha.
13. Personalización y escalabilidad: SpringCM puede personalizarse para satisfacer necesidades organizativas específicas y puede escalarse para adaptarse al tamaño y los requisitos de diferentes empresas.

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En conclusión, la gestión documental desempeña un papel crucial en la eficiencia y organización de cualquier empresa u organización. Las 20 soluciones de software de gestión documental mencionadas en este artículo ofrecen una amplia gama de opciones para satisfacer las necesidades específicas de distintos tipos de empresas. Desde herramientas fáciles de usar para pequeñas empresas hasta potentes plataformas para grandes corporaciones, existe una opción para cada escenario. Al aprovechar estas herramientas, las organizaciones pueden agilizar sus flujos de trabajo, aumentar la productividad y garantizar un acceso rápido y seguro a la información clave. Es esencial seleccionar el software que mejor se adapte a las necesidades y objetivos de cada empresa para aprovechar plenamente las ventajas que ofrece la gestión documental moderna.