Los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) son un conjunto de instrucciones documentadas que describen cómo realizar tareas o procedimientos específicos de forma coherente. Los PNT son importantes para garantizar que las tareas se realizan de forma correcta y eficaz, y suelen utilizarse en sectores como la fabricación, la sanidad y la restauración. Sin embargo, crear el PNT perfecto para las empresas u otros sectores puede ser todo un reto. En este artículo, exploraremos cómo redactar el PNT perfecto para la formación esbozando los pasos clave y las mejores prácticas a seguir. Hoy vamos a explicarle cómo redactar o crear el mejor procedimiento normalizado de trabajo (PNT) para su empresa, negocio, proyecto o lo que sea para lo que necesite un documento normalizado. Si no sabes qué es exactamente un procedimiento operativo estándar, te recomendamos que leas este otro artículo que tenemos:
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También te recomendamos que consultes este otro artículo sobre la redacción de una guía práctica para esos procesos de explicación sencilla a los que te puedes enfrentar:
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Diviértete.
Llegados a este punto, es posible que se pregunte cuál es la diferencia entre la documentación de procesos y un procedimiento operativo estándar. O quizá se pregunte por qué hay una diferencia (para empezar). Pues bien, es importante entender esta sutil diferencia para poder ejecutar mejor su documentación.
Por un lado, un proceso es una visión general de una actividad o tarea concreta en la que sólo se quiere mostrar lo que está ocurriendo en ese momento. En cambio, un procedimiento operativo estándar te mostrará no sólo lo que está ocurriendo, sino también cuándo está ocurriendo, dónde se van a desarrollar esas actividades o los actores que intervienen en dicho proceso. En pocas palabras, todo depende del nivel de detalle que queramos obtener de nuestra documentación. ¿Los consumidores de nuestra documentación van a reproducir exactamente el mismo proceso en las mismas condiciones? Entonces necesitarán el PNT adecuado para poder adaptarse a esa situación específica.
Piense en una receta de cocina como ejemplo:
Mientras que una documentación del proceso le diría que prepare el entorno y las herramientas de cocción, que mezcle los ingredientes, que los meta en el horno y que los deje reposar durante un rato, un PNT describiría las condiciones de trabajo adecuadas que necesita, qué ingredientes, las medidas (¿tazas? ¿onzas? ¿kilogramos? ¿litros?), a qué temperatura debe cocinar en el horno o los tiempos necesarios. Este nivel de detalle no sólo le dará una visión real y adecuada de su proceso, sino que también servirá para su principal objetivo: la replicabilidad. Estos PNT son importantes sobre todo por una razón: la retención de conocimientos, así que si podemos replicar esos conocimientos independientemente de las condiciones, tendremos oro en nuestras manos.
Por lo tanto, es muy importante aclarar primero con qué vamos a trabajar: Un proceso o un PNT.
Puede parecer un paso aburrido y poco útil. Sin embargo, probablemente sea el más importante. Este paso se ocupará de aterrizar un proceso, lo que significa ser honesto y realista con nuestro trabajo.
Tendrás que recopilar toda la información posible para sumergirte en el océano de tu proceso. Se trata de tener un conocimiento profundo del mismo, por lo que deberá obtener esa información por su cuenta o dejar que personas con experiencia se la expliquen.
En esta fase, también tendrá que definir y determinar adecuadamente el objetivo y la meta principal de este PNT. ¿Por qué? Bueno, como hemos explicado antes, un PNT tiene que ver con el nivel de detalle que está dispuesto a describir en su documentación. Así que un alto nivel de detalle necesita un objetivo adecuado y específico. Por eso le recomendamos que tenga en cuenta los objetivos SMART durante todo el proceso.
Los objetivos SMART pretenden darte pautas sobre cómo ser específico. Este acrónimo significa Específico (detallado), Medible (explícito), Alcanzable (realista), Relevante (importante) y Temporal (enmarcado).
Dado que aún se encuentra en la fase de definición de los términos y de preparación de la redacción, deberá tener un claro conocimiento de su público objetivo. Este paso tiene que ver con tu capacidad de empatizar con los consumidores de tu PNT. Con consumidores nos referimos a ese mismo público objetivo para el que estás preparando esto. Serían tus compañeros de trabajo, quizás colegas de otro departamento o incluso de otra empresa con la que estás trabajando y de la que no tienes la misma cultura.
Por eso es importante definir claramente con quién se está hablando. Aquí tenemos una lista de preguntas que pueden serle útiles:
Ahora estamos a las puertas de escribir el PNT, pero no te apresures. Primero tienes que decidir cuál es el tipo o formato más adecuado para hacer tu PNT.
Si no tienes ningún conocimiento de lo que estamos hablando, te recomendamos encarecidamente que consultes este otro artículo que tenemos donde explicamos cada categoría con más detalle. (INSERTAR AQUÍ EL LINK EN LA FRASE) De cualquier forma aquí tienes un resumen:
Ahora es el momento de crear su procedimiento operativo estándar. Después de tener una visión general y una estructura clara de cómo lo vas a hacer, tendrás que especificar algunos datos relevantes para tus lectores. ¿Qué tipo de datos? Pues cualquier cosa que te parezca relevante para tu público objetivo:
Pero por qué son necesarios si mi público objetivo sólo va a leer el contenido, no les importa quién lo hizo mientras funcione. Bueno, puede que tengas razón. Pero datos como fechas, departamentos, títulos, números, etc. nos ayudan a identificar y clasificar rápidamente este tipo de documentos. Quizá no sea TAN útil para una empresa que maneja dos o tres PNT.
Sin embargo, imagine el alcance de una empresa que necesita cientos de estos documentos. Está claro que es importante clasificarlos adecuadamente y también conocer la fecha para saber si estos PNT necesitan una actualización o no.
Ahora que ha empezado a escribir su PNT, debe reflejar en el papel (o en el pdf) esa preparación y la información estructurada que ha reunido antes. Como hemos explicado, la principal diferencia entre un proceso y un PNT es el nivel de detalle, por lo que aquí serán bastante relevantes.
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Bueno, ¡esperamos que no haya sido difícil! Este tipo de procedimientos son de gran importancia en empresas con muchos flujos de trabajo y procesos que necesitan estandarizar. Ocuparse de ellos y ser consciente constantemente de todos los detalles puede ser un trabajo duro. Ten siempre en cuenta que estos documentos pueden contener mucha redacción y términos específicos que pueden confundir a los trabajadores y hacer que se aburran leyéndolos.
Uphint es una herramienta de documentación que te ayudará a ahorrar mucho tiempo en la creación de estos documentos de flujo de trabajo. Sea lo que sea puedes grabarlo con Uphint y compartirlo con quien quieras en segundos para que obtengan una documentación de procesos de máxima calidad.
Siga con: pasos del proceso de revisión de documentos y fases de la gestión de proyectos
