Imagine que su empresa es como un barco, sus empleados son los marineros que lo mantienen navegando. Sin embargo, de vez en cuando el motor requiere algunas mejoras para seguir navegando sin problemas. De esos retoques, mejoras y engrase tratan las guías de formación. El barco necesita estar preparado para cualquier perturbación meteorológica, y requiere ajustes para cualquier circunstancia, nuevos retos... Así, sus marineros necesitan incorporarse.
Los empleados tienen que seguir evolucionando, aprendiendo y comprendiendo las últimas prácticas, tecnologías y nuevas herramientas para perfeccionar su oficio. Todos tienen que navegar juntos en la misma dirección. El manual de formación ayuda a los empleados a crecer y mejorar continuamente en su trabajo y, en consecuencia, a aumentar su eficacia, competencia, productividad...
La guía tradicional ha ido mejorando a lo largo de los años, haciéndose más interactiva. Pero su finalidad sigue siendo la misma. La finalidad del manual de formación es mejorar la calidad de un proceso, trabajo o tarea realizada. Pero el manual de formación no sólo puede ser útil para formar a los empleados, sino también para otras cosas, como la incorporación de nuevos empleados, la implantación de nuevos programas informáticos y sistemas, la documentación de nuevos protocolos o procesos, la retención de la formación de los clientes y las instrucciones e información sobre educación y productos.
El primer paso para crear un manual de formación es fijar unos objetivos claros en mente. Eso sería realmente útil para crear un manual de formación eficaz. Una forma de establecer objetivos sería respondiendo a estas sencillas preguntas:
Responder a estas sencillas preguntas le ayudará a trazar el manual de formación y a establecer la ruta para empezar a elaborarlo. Es vital tener unos objetivos claros para que las posibilidades de aumentar la eficacia de la creación de la guía de formación sean mayores. Una vez finalizada la formación, los empleados deben ser capaces de llevar a cabo las tareas para las que está pensado el manual de formación.
Un error común que cometen las empresas es escribir el manual de formación sin tener una idea de a quién va dirigido. No debemos ignorar a nuestro público porque si tenemos claro a quién va dirigido, la guía de formación será mucho más eficaz, adaptándose a las necesidades de cada uno. Al final, aspiramos a desarrollar un contenido útil, y eso depende de si las personas que lo leen lo encuentran útil. Es importante responder cuándo, dónde y cómo accederá la gente a tu contenido de formación.
Si estás formando a sus empleados (o formando a nuevos empleados) en nuevas herramientas de software que nadie ha utilizado antes, profundizar en las explicaciones y describir los pasos de forma precisa y clara puede ayudarles a entenderlo rápidamente. Sin embargo, si les estás enseñando algunas funciones adicionales de un software que ya conocen, no hay necesidad de empezar de cero. Tener en cuenta a tu público te dará una idea de lo específico que tienes que ser en todo el manual.
Para entender a su público debe responder a estas preguntas:
Dimensione correctamente los contenidos respondiendo a estas preguntas clave. Una vez comprendido el nivel de conocimientos, el contenido y las preferencias del público, podemos empezar a crear contenidos eficaces que se adapten a sus necesidades. Comprender las necesidades de la audiencia elevará el nivel del manual de formación. Tenerlo claro y dedicar un tiempo de calidad a desarrollar la imagen de la audiencia le ayudará a elaborar el contenido de formación que resuelva los problemas de la audiencia.
Una vez que sepas la información que vas a incluir en el manual de formación, es hora de organizar el contenido estratégicamente para que sea fácil de seguir. Asegúrate de antemano de que eres minucioso con cada punto y de que tienes todo lo que necesitas escribir para el manual de formación. El manual de formación debe cubrir todos los pasos en profundidad de principio a fin para asegurarse de que el contenido fluye sin problemas. Puedes esquematizar el flujo de la guía de formación en capítulos, secciones o partes.
¿Por qué es tan importante organizar la información? Porque lo que realmente importa es la primera impresión. La primera impresión debe provocar una sensación de comodidad en nuestro público, para que encuentre fácilmente la información que busca. Organizar la información es importante para evitar confusiones y facilitar la lectura a nuestro público. Descubrir rápidamente la información que necesitan y encontrar fácilmente contenidos y temas específicos es crucial en la primera impresión.
Planificar estratégicamente sus contenidos significa disponer todo su material de formación y organizarlo en una ruta lógica. Así, para facilitar la navegación, considera la posibilidad de organizar tu contenido desde temas para principiantes hasta temas avanzados, o características del producto, por trabajos a realizar, frecuencia de uso, popularidad...
Crear una guía completa también significa organizar los temas y considerar la posibilidad de agruparlos y utilizar encabezamientos y subsecciones para crear un flujo y una organización lógicos dentro del manual.
Aquí tienes algunos consejos para organizar el contenido de tu manual:
Hemos fijado los objetivos de nuestro manual de formación, hemos investigado a nuestro público para conocerlo mejor y hemos planificado el contenido que vamos a incluir en nuestro manual.
Es hora de determinar cómo vamos a presentar nuestros contenidos. Tenemos que empezar a pensar en nuestro público y en el contenido, y luego plantear formas de presentarlo.
Algunas opciones para entregar contenidos para manuales de formación son:
Para establecer el formato de contenido ideal, tenemos que reflexionar sobre el contexto de nuestra audiencia, cómo va a consumir el contenido, de qué herramientas o recursos dispone, de cuánto tiempo dispone para consumirlo y dónde lo va a consumir.
Algunos temas son más adecuados para guías prácticas (cómo implantar un nuevo programa informático), otros se adaptan mejor al formato de vídeo y otros a artículos acompañados de formatos visuales.
Si usted está mostrando, si se trata de un proceso complejo o proceso fácil y necesita ser entendido cómo-a las guías es su camino. Cualquier proceso se puede explicar en detalle. Ahora te explicaré cómo hacerlo.
Llegados a este punto, está listo para empezar a desarrollar el contenido. Desarrollar el contenido del manual de formación puede ser un proceso largo y agotador. Una buena forma de asegurarse de que no se pierde nada durante el proceso es conseguir que algunos miembros del equipo le ayuden y trabajen en el manual de formación de forma colaborativa.
Su información debe proporcionar:
Hay una gran variedad de formas de transmitir sus contenidos y aumentar la eficacia de su manual de formación. Una de ellas son las guías prácticas, que pueden explicar cualquier proceso complejo y facilitar su comprensión. La herramienta perfecta para ello es Uphint. Es un software que crea automáticamente guías con capturas de pantalla en cuestión de segundos y puede hacer que los procesos difíciles de entender (la implementación de una nueva herramienta de software) y hacer que sea más fácil de entender para cualquier persona. A través de las capturas de pantalla, se puede ver todo el proceso en detalle, y añadir la descripción de cada parte del proceso.
He aquí un ejemplo:
¿Cómo crear un tablero de atención al cliente con Asana?
El objetivo de las guías de formación es educar a los empleados, y hoy en día los empleados están acostumbrados a aprender en línea. Uphint es una herramienta educativa perfecta, donde se pueden entender diferentes procesos en cuestión de segundos. La información de los manuales de formación puede ser interactiva y fácil de entender gracias a todas las formas interactivas de entregarla. Las guías de formación ya no son gruesos archivos.
