La experiencia te da las habilidades y recursos para una perfecta ejecución en la gestión de tu plan de proyecto. Así que, en primer lugar, si no llevas mucho tiempo en esto, te sugiero que primero sepas cómo es un plan de proyecto para saber cómo se hace y que consultes algunos ejemplos de plantillas de proyectos. Leonardo Da Vinci no podría haber pintado la Mona Lisa si no hubiera visto otras pinturas y no se hubiera inspirado en ellas. Así que... ¡a pintar!
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La gestión de un plan de proyecto es la hoja de ruta que guiará cada una de las acciones a ejecutar a lo largo del proyecto. El punto de partida de la aventura será establecer la hoja de ruta. ¿Cómo lo haremos? Profundizando en estas preguntas:
La siguiente plantilla de guía paso a paso consiste en identificar las líneas de base del proyecto. Las líneas de base del proyecto deben centrarse en primer lugar en el alcance, el calendario y el coste del proyecto. Esto servirá de base para el resto del proceso de planificación. A continuación hay que añadir un organigrama de las partes interesadas, un plan de gestión de recursos, riesgos y comunicación, y responder a las siguientes preguntas.
Estos son algunos ejemplos de cómo elaborar su calendario y presupuesto base...
Dentro de la hoja de ruta, debemos incluir un resumen ejecutivo de la propuesta de proyecto que recoja la información más importante de su plan de gestión del proyecto. La información que debemos seguir:
Es importante percibir quiénes son en el procedimiento y definir quién será responsable de cada actividad. Para ello, podemos crear un cuadro de equipo de proyecto que muestre quién participará en el desarrollo del proyecto y asignar cada actividad a su ejecutor. Podemos reunirnos con ellos y discutir los objetivos y el alcance del proyecto.
Algunos de los temas a tratar durante esas reuniones pueden ser:
Sus funciones y responsabilidades
El objetivo de estas reuniones es asegurarse de que todos los miembros están de acuerdo y contar con su compromiso durante todo el proceso. Este plan servirá de hoja de ruta a todas las partes implicadas en tu proyecto.
Un equipo es más que un conjunto de personas. En un equipo de fútbol, cada jugador, incluido el portero, debe conocer la estrategia de ataque y defensa. Ningún individuo puede llegar a la cima por sí solo. Siempre es un equipo corriendo detrás del balón, atacando y defendiendo todos juntos con las mismas ideas. Para conseguir que todos los miembros de tu equipo estén en la misma página, Uphint es la herramienta para hacerlo y conseguir que todos los miembros del equipo estén al mismo nivel. Las guías de capturas de pantalla explicativas de cualquier proceso pueden ayudar a que la gente se sienta familiarizada y se acomode a cada proceso al instante. Uphint se asegurará de que todo el mundo esté a bordo para que todos puedan trabajar con eficacia.
Cuanto más completo sea su plan, más fuerte y mayores serán las probabilidades de éxito. El plan logra el éxito del proyecto abarcando otros aspectos significativos como la gestión de riesgos, la gestión de la comunicación y la gestión de recursos.
Esta parte del plan debe enumerar los recursos necesarios para finalizar el proyecto y su disponibilidad durante el proceso de planificación. Los recursos pueden ser materias primas, recursos tecnológicos y dinero. A continuación hay que ofrecer un desglose de los materiales necesarios, un método para garantizar su disponibilidad y una técnica para hacer un seguimiento de los recursos a medida que se lleva a cabo el proceso.
La falta de comunicación es la principal razón del fracaso de la mayoría de los proyectos. Aquí vamos a incluir cómo se comunicará su equipo entre sí y con todo el equipo. Este plan de comunicación debe abordar qué, cuándo y cómo se compartirá la información durante el proyecto. Además, ofrece una visión general de los recursos de comunicación y los calendarios que se utilizarán para que el proyecto siga avanzando y cumpliendo los plazos. Una buena comunicación se consigue asegurándose de que todos los miembros del equipo utilizan las mismas herramientas, horarios, preferencias y protocolos de comunicación.
Los detalles deben centrarse en:
Dentro de la empresa, debes examinar las herramientas de comunicación disponibles y considerar cuál es la mejor para tu lugar de trabajo. Por ejemplo, Slack y Trello permitirán y facilitarán la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo.
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Un plan de gestión de riesgos es un documento que describe el modo en que su equipo de proyecto controlará, seguirá y responderá a los imprevistos que puedan afectar al proyecto. La creación de este plan permite evaluar los riesgos potenciales, determinar cómo evitarlos y describir las posibles causas de estos peligros. En este plan deben enumerarse todos los obstáculos potenciales que podrían impedir el éxito del proyecto.
El plan de gestión de riesgos debe comenzar con una lista de obstáculos que podrían afectar a la capacidad de su equipo para completar el proyecto.
Tendremos que crear un plan para cada riesgo abordando...
A continuación, asigna a las partes interesadas la gestión de cada fase de riesgo.. Algunos equipos utilizan un análisis DAFO para identificar puntos fuertes, puntos débiles, oportunidades y amenazas.
Para profundizar en cada riesgo, debemos responder a las siguientes preguntas:
La hoja de ruta para implantar un plan eficaz de gestión de riesgos : Identificación de riesgos, análisis cualitativo de riesgos, planificación de respuestas a los riesgos, aplicación de respuestas a los riesgos y seguimiento de los riesgos.
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Por último, pero no por ello menos importante. Es probable que el equipo que hayas elegido para llevar a cabo las actividades de tu proyecto te haga recomendaciones en las que quizá no habías pensado. Además, si sus ideas se incorporan al plan, es más probable que lo sigan.
Con el tiempo, se sentirán más implicados en el proceso de planificación del proyecto y establecerán en el lugar de trabajo un equipo unido que, al final, será una de las principales razones del éxito de su proyecto.
Cuando se trate de una reunión de planificación, una sesión de brainstorming o una entrevista en solitario, intenta recabar opiniones de los protagonistas del proyecto.
Sea cual sea el camino que elijas hacia el éxito... la motivación, la constancia y la pasión te llevarán hasta allí.
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