Diagrama de flujo: Qué es, Tipos y Cómo Hacerlo

Diagrama de flujo: Qué es, Tipos y Cómo Hacerlo

En el mundo empresarial, la eficiencia y la productividad son la clave del éxito. No es ningún secreto que un aspecto crucial para alcanzar estos objetivos es contar con procesos y procedimientos bien definidos. Una herramienta que puede ser increíblemente útil para visualizar y comprender estos procesos es un diagrama de flujo. Se trata de una representación gráfica de un proceso que muestra los pasos de una secuencia, las decisiones tomadas en cada paso y el flujo de entradas y salidas.

¿Qué es un diagrama de flujo?

Un diagrama de flujo es un tipo de diagrama que representa un proceso o sistema utilizando símbolos normalizados, como flechas, para mostrar el flujo de información o materiales. Estos diagramas de flujo de datos se utilizan para comprender, analizar y mejorar procesos en diversos sectores, como la fabricación o el desarrollo de software, por ejemplo. Los símbolos utilizados en un diagrama de flujo suelen incluir rectángulos para los pasos del proceso, rombos para los puntos de decisión, óvalos para los puntos inicial y final, y flechas para mostrar la dirección del flujo. Estos diagramas de flujo de trabajo pueden ser sencillos o complejos, según el proceso que se represente.

Ventajas: ¿Por qué empezar a utilizarlo?

El uso de organigramas puede reportar varias ventajas a las empresas. En primer lugar, ayudan a mejorar la eficacia, ya que son útiles para identificar los cuellos de botella. Al visualizar los pasos de un proceso, es más fácil detectar los innecesarios o incluso combinarlos. Así, las operaciones de su empresa se optimizarán y conseguirá objetivos inteligentes.

Además, los organigramas proporcionan un lenguaje común para comunicar los procedimientos y procesos, lo que facilita la formación de nuevos empleados y garantiza que todos siguen los mismos procedimientos. También aportan transparencia a sus procesos empresariales, lo que le permite identificar problemas y hacer un seguimiento de los progresos. Esto facilita la toma de decisiones basadas en datos y la mejora continua de los procesos.

Además, los diagramas de flujo ayudan a reconocer el impacto de las decisiones en un proceso, lo que permite tomar decisiones más informadas que tienen en cuenta las posibles consecuencias en el proceso global. Así se toman mejores decisiones y se garantiza que la empresa funcione de forma eficiente y eficaz.

En general, el uso de diagramas de flujo puede aportar muchas ventajas a la organización. Tanto si es usted propietario de una pequeña empresa como de una gran corporación, la utilización de diagramas de flujo puede ayudarle a optimizar sus procesos y operaciones para alcanzar adecuadamente sus objetivos empresariales.

Tipos de diagramas de flujo

Existen varios tipos de ilustraciones de procesos que las empresas pueden utilizar, cada una con sus propias ventajas y aplicaciones:

  1. Diagrama de flujo del proceso: Es el tipo más común y se utiliza para representar los pasos de un proceso. Son especialmente útiles para las empresas que dependen de una secuencia de pasos para completar una tarea o un proyecto.
  1. Diagrama de flujo Swimlane o diagrama de flujo interfuncional: se utiliza para visualizar los pasos realizados en un proceso a través de diferentes departamentos o funciones. Es la mejor opción si su empresa tiene procesos complejos en los que intervienen múltiples partes interesadas. Los diagramas de flujo Swimlane permiten a las empresas identificar los fallos de comunicación y las ineficiencias que se producen cuando los distintos departamentos o funciones no están alineados.
  1. Diagramas de flujo de datos: se emplean para ilustrar el flujo de datos dentro de un sistema. Suelen utilizarse en el desarrollo de software para trazar cómo se procesan y transforman los datos dentro de una aplicación. Este tipo de diagrama de flujo es muy útil para identificar las áreas en las que pueden perderse datos o en las que pueden producirse errores.
  1. Diagrama de flujo de trabajo: este tipo se centra en el movimiento de tareas o actividades en un proceso, más que en el flujo de materiales o datos. Resulta muy ventajoso para representar procesos empresariales que implican la toma de decisiones humanas, como los procesos de aprobación o los flujos de trabajo de atención al cliente.
  1. Mapa del flujo de valor: este diagrama de flujo representa la secuencia de pasos necesarios para añadir valor a un producto o servicio durante un proceso. Es una poderosa herramienta para las organizaciones que buscan mejorar la eficiencia de los procesos y reducir los residuos, ya que ayuda a identificar áreas de mejora potencial.
  1. Flujograma de implantación o diagrama de flujo de implantación: consiste en una representación visual del proceso de instalación y configuración de una aplicación de software o sistema. Este diagrama de flujo es muy valioso para las empresas que dependen en gran medida de los programas informáticos y quieren asegurarse de que su proceso de despliegue es eficiente y eficaz.
  1. Diagrama de flujo del sistema: este diagrama de flujo en particular es una ilustración gráfica de cómo la información y los materiales se mueven a través de un sistema o red de sistemas. Resulta práctico para que las empresas documenten y comprendan sistemas complejos e identifiquen riesgos. Por consiguiente, los organigramas de sistemas pueden ayudar a las organizaciones a predecir las consecuencias de los cambios en los sistemas antes de realizarlos.

Para realizar esta documentación se pueden utilizar herramientas de documentación de software. A la hora de verificar este tipo de documentos hay que seguir a rajatabla los pasos del proceso de revisión de documentos que el sistema ya tiene estipulados para que todo esté en orden y no haya errores.

  1. ‍Gráfico de causasy efectos o diagrama de espina de pescado: es muy conveniente para que las empresas identifiquen la causa raíz de problemas complejos. Es especialmente ventajoso en lo que respecta a la fabricación y el control de calidad para encontrar las causas subyacentes de defectos o problemas de producción. Al visualizar el problema y descomponerlo en partes manejables, las empresas pueden priorizar las acciones y mejorar la colaboración para resolver el problema.

Símbolos del diagrama de flujo

Al crear un organigrama, hay varios símbolos que se utilizan para representar distintas acciones y decisiones dentro de un proceso. Entender el significado de estos símbolos es esencial para crear un organigrama claro y eficaz. Algunos de los símbolos más utilizados son los siguientes:

  1. Símbolo Inicio/Fin: Permite indicar el inicio o el final de un proceso. Suele representarse en forma de círculo u óvalo.
  1. Símbolo de proceso: Representa un paso o una acción. Se representa como un rectángulo u otra forma con esquinas redondeadas.
  1. Símbolo de decisión: Ilustra un punto de decisión dentro del sistema. Se representa en forma de diamante.
  1. Símbolo de entrada/salida: Simboliza la entrada o salida de datos en la operación. Suele representarse en forma de paralelogramo.
  1. Símbolo de conector: Se utiliza para conectar diferentes partes del mecanismo. Se refleja como un pequeño círculo o punto.
  1. Símbolo de retraso: Indica un retraso o tiempo de espera dentro del proceso. Generalmente, se muestra como un rectángulo con las esquinas curvadas.
  1. Símbolo de entrada manual: Este símbolo representa una entrada manual de datos dentro del procedimiento. Suele tener forma trapezoidal.
  1. Símbolo de documento: Representa un documento o informe dentro del proceso. Suele representarse como un rectángulo con el fondo en forma de onda.
  1. Símbolo de conector fuera de página: Empleado para enlazar con otra parte del diagrama de flujo que se encuentra en una página diferente. Una forma habitual de representarlo es utilizando una forma circular con una pequeña forma rectangular unida a uno de sus lados.

Si utiliza estos símbolos en su organigrama, podrá crear una representación visual de un proceso fácil de entender y seguir. Asegúrese siempre de seleccionar los símbolos que mejor representen las acciones y decisiones de su proceso para crear un diagrama de flujo claro y eficaz.

Partes de un diagrama de flujo

Un diagrama de flujo suele constar de varias partes que trabajan juntas para transmitir el proceso que se ilustra. Algunas de las partes fundamentales de un diagrama de flujo son los símbolos antes mencionados, como los de Inicio/Final, Proceso, Decisión y Conector. Por otra parte, otras partes relevantes del diagrama de flujo son las siguientes:

  1. Líneas de flujo: Estas líneas conectan los símbolos en el diagrama de flujo, mostrando la dirección y secuencia del proceso.
  1. Anotación: Se trata de un texto adicional que ofrece más detalles o explicaciones sobre los símbolos o el proceso que se ilustra. Suele representarse mediante un pequeño rectángulo con una línea discontinua que lo une al símbolo correspondiente.

Cómo crear un diagrama de flujo

Para crear un mapa de procesos, siga estos pasos:

  1. Determine el propósito: Antes de empezar a crear su diagrama de flujo, es crucial comprender el propósito del proceso que está intentando diseñar. Siempre debe hacerse las siguientes preguntas ¿Cuál es el objetivo del proceso? ¿Cuáles son las entradas y salidas? Comprender el objetivo del proceso le ayudará a determinar el alcance de su organigrama y a asegurarse de que incluye todos los pasos necesarios.
  1. Identifique los pasos: Una vez que entienda el propósito del flujo de trabajo, tendrá que identificar todos los pasos implicados. Esto puede implicar dividir el proceso en componentes más pequeños. Asegúrese de capturar cada paso en una secuencia lógica.
  1. Determinar los símbolos: Como ya se ha dicho, los organigramas utilizan distintos símbolos para representar los diferentes elementos de un proceso. Estos símbolos suelen representar acciones, decisiones, puntos de inicio y fin, y entradas y salidas. Determine qué símbolos utilizará para ilustrar cada elemento de su sistema.
  1. Dibuje el organigrama: Una vez que haya determinado su propósito, esbozado los pasos necesarios e identificado los símbolos pertinentes, es hora de crear su diagrama de flujo. Empiece por situar el punto de partida del proceso en el diagrama y avance por cada paso, utilizando los símbolos adecuados para representar cada componente. Para demostrar el flujo del proceso, conecte cada paso con flechas.
  1. Probar y revisar: Es importante que, una vez completado el diagrama de flujo, lo pongas a prueba para asegurarte de que representa fielmente el procedimiento. Siga el diagrama de flujo de principio a fin, verificando que cada paso se añade y sigue la secuencia correcta. Revise su diagrama de flujo tanto como sea necesario para que sea lo más claro y fiable posible.
  1. Comparta el organigrama: Una vez finalizada la versión definitiva del organigrama, es importante ponerlo a disposición de quienes necesiten comprender el proceso o el sistema. Puede ponerlo a disposición en formato digital o imprimirlo y exponerlo en una zona común. 

Cinco ejemplos de diagrama de flujo

  1. Diagrama de flujo del proceso de contratación: Este diagrama de flujo representa los pasos que intervienen en el proceso de contratación, desde la publicación de una vacante hasta la presentación de una oferta de empleo. Suele constar de varios pasos, como la selección de currículos, las entrevistas, la verificación de referencias y la comprobación de antecedentes.
  1. Diagrama de flujo del proceso de ventas: Este flujo de trabajo ilustra los pasos implicados en los métodos de venta, desde la prospección hasta el cierre de una venta. Puede implicar, por ejemplo, una serie de etapas secuenciales como la generación de prospectos, la cualificación de clientes potenciales, la elaboración de propuestas y la negociación de contratos.
  1. Diagrama de flujo de la gestión de proyectos: Representa el procedimiento de gestión de un proyecto, desde su inicio hasta su entrega. Las etapas suelen incluir la planificación del proyecto, la elaboración del presupuesto, la programación, la gestión de riesgos y la garantía de calidad.
  1. Flujograma de resolución de reclamaciones: Describe las acciones necesarias para resolver una reclamación de un cliente, incluida la recepción de la reclamación, la investigación del problema, la propuesta de una solución y el seguimiento con el cliente.
  1. Flujograma de toma de decisiones: facilita el proceso de toma de decisiones presentando una serie de opciones y criterios que especifican los pasos necesarios en función de la decisión seleccionada.
tipos de diagramas de flujo

Conclusión

Los organigramas son una herramienta indispensable para las empresas que quieren racionalizar sus operaciones y minimizar los errores. Ofrecen una representación visual de los procesos, lo que permite a todos los implicados comprenderlos y seguirlos con facilidad. Hay varios tipos de diagramas de flujo, desde los más básicos a los más complejos, y cada uno ofrece ventajas distintas. 

Hoy en día, existen herramientas que pueden ser extremadamente útiles para documentar los procesos que realizamos en nuestro ordenador. De hecho, Uphint transforma cualquier flujo de trabajo en una plantilla guía paso a paso, de forma automática. Gracias a esta herramienta digital, las empresas pueden mejorar la comunicación interna y externa. Además, es beneficioso para las incorporaciones o incluso para responder a preguntas sobre procedimientos en el ordenador.

Por último, para crear un diagrama de flujo eficaz es necesario seguir unos cuantos pasos clave, como identificar el proceso, definir los pasos, seleccionar los símbolos y probar y perfeccionar el diagrama. Mediante el uso de diagramas de flujo, las empresas pueden mejorar sus procesos, identificar áreas de mejora y aumentar la productividad, lo que les proporciona una ventaja competitiva en su campo. Te animamos a que lo establezcas como uno de tus objetivos profesionales este 2023

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