Gestión documental: Qué es y Pasos, ¡Automatice!

Imagine una clínica médica con múltiples departamentos, como consultas externas, laboratorio, radiología y administración. En esta clínica, cada día se genera un gran número de documentos, incluidos historiales médicos, resultados de pruebas, facturas, informes de diagnóstico, entre otros.

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Los historiales médicos contienen información vital sobre los pacientes, incluidos historiales médicos, tratamientos y recetas. Estos documentos pueden generarse tanto en formato físico como electrónico. Por otro lado, los resultados de las pruebas pueden estar en formatos digitales, como archivos PDF o imágenes médicas en formatos DICOM.

Sin una gestión documental adecuada, estos historiales podrían perderse fácilmente o traspapelarse en distintos departamentos. Además, si un médico necesita acceder al historial médico de un paciente, podría ser un proceso lento y complicado si los registros no están organizados de forma eficiente.

En este contexto, un sistema de gestión de documentos sería esencial para garantizar que los historiales médicos se almacenan de forma segura, se actualizan correctamente y son fácilmente accesibles para el personal autorizado. Esto no sólo garantizaría una atención médica de calidad, sino que también cumpliría la normativa sobre privacidad y confidencialidad de la información sanitaria.

En resumen, la gestión documental en una clínica médica sería crucial para mantener la integridad y accesibilidad de los historiales médicos, contribuyendo así a la prestación de una asistencia sanitaria de alta calidad y segura

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O, por ejemplo, una empresa de ingeniería especializada en proyectos de construcción a gran escala. Para cada proyecto se genera un gran número de documentos, desde planos y especificaciones técnicas hasta informes de progreso y certificaciones de calidad.

Estos documentos pueden presentarse en varios formatos, como archivos de diseño asistido por ordenador (CAD), PDF, hojas de cálculo y documentos de texto. Además, los distintos equipos del proyecto son responsables de varios aspectos, como el diseño, la planificación, la construcción y el control de calidad.

Sin una gestión documental eficaz, estos documentos podrían estar dispersos por distintos sistemas y ubicaciones físicas. Por ejemplo, los planos pueden estar almacenados en un servidor de diseño, los informes de situación en el despacho del jefe de proyecto y los certificados de calidad en la obra.

Sin un sistema que permita capturar, clasificar y almacenar adecuadamente estos documentos, sería difícil hacer un seguimiento de las versiones actualizadas, lo que podría dar lugar a costosos errores en la construcción. Además, en caso de auditoría o inspección, sería complicado proporcionar los documentos necesarios de forma eficiente y precisa.

Por tanto, la gestión de documentos en este contexto sería esencial para garantizar que todos los equipos tengan acceso a la información pertinente, se mantengan registros precisos y se cumplan las normas de calidad y seguridad exigidas para cada proyecto de construcción.

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¿Qué es la gestión documental?

La gestión de documentos es un conjunto completo de prácticas y procesos diseñados para gestionar eficazmente y de forma organizada toda la vida de un documento en una empresa. Esto abarca desde su origen y recepción, pasando por su distribución, uso, conservación y, por último, su eliminación.  

Estos documentos pueden abarcar una amplia gama de formatos, desde el tradicional papel impreso hasta archivos electrónicos, correos electrónicos, fotografías, vídeos y otros soportes digitales.  

El objetivo fundamental de la gestión de documentos es garantizar que la información sea fácilmente accesible, fiable y segura, y que cumpla todos los requisitos legales y reglamentarios aplicables. Para lograrlo, se aplican políticas y procedimientos que abarcan desde la creación y clasificación inicial de los documentos hasta su almacenamiento, recuperación y, en última instancia, su eliminación o archivo según proceda.

En primer lugar, es esencial definir claramente el papel de cada persona. En el ámbito de la gestión documental, hay varias funciones y personajes clave que desempeñan papeles vitales para garantizar el tratamiento eficaz de los documentos. Entre ellos cabe citar:

Gestor/Administrador de documentos:

• Supervisa el proceso de gestión de documentos.
• Establece políticas y procedimientos.
• Garantiza el cumplimiento legal y reglamentario.
• Se coordina con los departamentos para lograr flujos de trabajo eficientes.

Coordinador de Registros:

• Coordina la creación, clasificación y almacenamiento de documentos.
• Puede impartir formación a los empleados.

Especialista en TI:

• Gestiona los aspectos técnicos de los sistemas y la tecnología.
• Implanta y mantiene sistemas de gestión de documentos.

Oficial de Cumplimiento:

• Garantiza que las prácticas cumplan los requisitos legales y reglamentarios.
• Supervisa los cambios en la normativa.

Custodios de registros:

• Cuidar y proteger registros específicos.
• Garantizar un almacenamiento y una eliminación adecuados.

Responsable de Protección de Datos (RPD):

• Supervisa las políticas de protección de datos y su cumplimiento.

Archivista:

• Gestiona documentos y archivos históricos.
• Facilita el acceso y la conservación.

Asesoría Jurídica:

• Ofrece asesoramiento jurídico sobre requisitos legales y de conformidad.

Usuarios finales:

• Empleados que interactúan a diario con documentos.
• Exigir formación.

Auditores:

• Evaluar la eficacia y el cumplimiento del sistema de gestión de documentos.

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Algunas de las características clave de la gestión de documentos son:

• Captura de documentos: Importación y digitalización de documentos de diversas fuentes.

• Indexación y clasificación: Organización y etiquetado de documentos para una recuperación eficaz.

• Control de versiones: Seguimiento y gestión de las distintas versiones de un documento.

• Seguridad y control de acceso: Garantizar el acceso sólo a usuarios autorizados.

• Flujos de trabajo automatizados: Automatización de procesos como aprobaciones y notificaciones.

• Pista de auditoría: Registro de las actividades relacionadas con los documentos.

• Gestión de la conservación y eliminación: Políticas para el almacenamiento y la eliminación adecuados.

• Búsqueda avanzada: Permite realizar búsquedas detalladas en grandes conjuntos de datos.

• Integración con sistemas externos: Conexión con otras aplicaciones y sistemas.

• Colaboración en tiempo real: Permitiendo el trabajo simultáneo en documentos.

Estas características son esenciales para establecer y mantener un sistema eficaz de gestión de documentos. Es importante seleccionar las que mejor se adapten a las necesidades específicas de cada organización.

Ventajas de la gestión de domumentos

• Eficiencia operativa: Permite una gestión más rápida y eficaz de los documentos, reduciendo el tiempo dedicado a tareas manuales de búsqueda y clasificación.

• Ahorro de espacio físico: Reduce la dependencia de los documentos físicos en papel, ahorrando espacio físico de almacenamiento y minimizando el riesgo de pérdidas o daños.

• Acceso rápido y sencillo: Facilita la búsqueda y recuperación rápida de documentos, agilizando los procesos y mejorando la productividad de los empleados.

• Seguridad y cumplimiento de la normativa: Proporciona controles de acceso y seguimiento de auditorías para garantizar la protección de los documentos y el cumplimiento de los requisitos normativos.

• Reducción de costes: Minimiza los gastos asociados a la impresión, almacenamiento físico y manipulación de documentos en papel.

• Colaboración mejorada: Permite colaborar y compartir documentos en tiempo real entre equipos y departamentos, aunque estén geográficamente dispersos.

• Reducción del riesgo de pérdida de documentos: Los documentos digitales se respaldan y almacenan de forma segura, lo que reduce el riesgo de pérdidas o daños irreversibles.

• Cumplimiento de reglamentos y normas: Ayuda a garantizar que los documentos cumplen los requisitos legales y normativos, algo especialmente importante en sectores muy regulados.

• Gestión de versiones y control de cambios: Permite realizar un seguimiento detallado de las versiones y los cambios de los documentos, algo crucial en entornos en los que la precisión y la integridad son fundamentales.

• Respuesta rápida a auditorías y solicitudes legales: Facilita la búsqueda y recuperación de documentos en respuesta a auditorías o solicitudes legales.

• Facilita la continuidad del negocio: en caso de desastre o emergencia, la gestión de documentos garantiza que los documentos críticos estén respaldados y protegidos.

• Mejora la sostenibilidad: Al reducir la necesidad de papel y recursos físicos, la gestión documental contribuye a la sostenibilidad y la conservación de los recursos naturales.

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Tipos de gestión documental

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Existen varios tipos de gestión documental, cada uno diseñado para satisfacer necesidades específicas de organizaciones e industrias. He aquí algunos de los tipos más comunes:

• Gestión de documentos electrónicos (GED): Se centra en la gestión de documentos digitales, abarcando la creación, almacenamiento, organización, recuperación y distribución de archivos electrónicos.

• Gestión de contenidos empresariales (ECM): va más allá de la gestión de documentos para incluir también la gestión de registros, flujos de trabajo, colaboración y procesos empresariales relacionados con la información.

• Gestión de documentos: Se centra en el ciclo de vida completo de los documentos de una organización, desde su creación y clasificación hasta su conservación y eliminación final.

• Sistema de Gestión de la Calidad (SGC): Aplicado en entornos de calidad, se centra en el control y la gestión de la documentación relacionada con los sistemas de gestión de la calidad.

• Gestión de contenidos web (WCM): gestiona la creación, administración y publicación de contenidos en línea, incluidos texto, imágenes y multimedia.

• Gestión de documentos de recursos humanos (HRM): Se centra en la gestión de documentos relacionados con el personal, como contratos, evaluaciones y registros de empleados.

• Gestión de documentos jurídicos: Se utiliza en entornos jurídicos y se centra en la gestión de documentos legales, contratos, pruebas y otros materiales relacionados.

• Historia clínica electrónica (EMR/EHR): Específica del sector sanitario, aborda la gestión de historias clínicas electrónicas y documentación clínica.

• Gestión de Activos Digitales (DAM): Se centra en la organización y gestión de archivos multimedia y activos digitales, como imágenes, vídeos y audio.

• Gestión de archivos y bibliotecas: Especialmente relevante para instituciones como bibliotecas y archivos, se centra en la organización y el acceso a colecciones de documentos y recursos.

• Gestión de documentos y proyectos de ingeniería (EDMS): se aplica en entornos de ingeniería y construcción para gestionar la documentación técnica y de diseño.

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Consejos para empezar y no morir en el intento

• Establezca objetivos claros: Defina objetivos concretos para su proyecto de gestión documental. ¿Qué pretende conseguir? ¿Qué problemas pretende resolver?

• Identifique los documentos críticos: Determine los tipos de documentos más importantes para su organización. Esto le ayudará a priorizar y centrar sus esfuerzos.

• Elija una herramienta o sistema: Seleccione una plataforma o software de gestión documental que se adapte a sus necesidades. Asegúrese de que sea fácil de usar e intuitivo.

• Cree un plan de clasificación: Diseña un sistema para organizar y etiquetar tus documentos. Así será más fácil localizarlos y recuperarlos.

• Establezca políticas y procedimientos: Define normas claras sobre quién tiene acceso a qué documentos, cómo se actualizan y cuál es el flujo de trabajo.

• Forme a su equipo: Imparta formación sobre prácticas de gestión de documentos a su equipo. Asegúrese de que entienden cómo utilizar la herramienta y seguir las políticas establecidas.

• Empiece por los documentos actuales: Empiece por organizar los documentos actuales antes de abordar los archivos más antiguos. Esto ayudará a mantener un flujo de trabajo fluido.

• Establezca un calendario de tareas: Divida el proceso en pasos más pequeños y asigne plazos realistas para cada etapa.

• Realice auditorías periódicas: Revise periódicamente sus prácticas de gestión de documentos para asegurarse de que siguen siendo eficaces y se ajustan a las necesidades cambiantes de la organización.

• Mantener una comunicación clara: Asegúrese de que todos los miembros del equipo son conscientes de los cambios en los procesos de gestión de documentos y de cómo deben participar.

• Ser coherente: Mantener la disciplina en la aplicación de las políticas y procedimientos establecidos. La coherencia es clave para una gestión eficaz de los documentos.

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¿Cómo automatizar al máximo la gestión de domumentos?

• Digitalización y captura automática: Utilice escáneres o herramientas de digitalización para convertir documentos físicos en formatos electrónicos. Implante sistemas que puedan capturar e importar automáticamente documentos de fuentes como correos electrónicos, formularios en línea y otros canales digitales.

• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): Aplica la tecnología OCR para convertir imágenes de texto en documentos electrónicos editables. Esto facilita la búsqueda y edición de documentos digitalizados.

• Automatización de flujos de trabajo: Utilice herramientas de automatización de procesos (como flujos de trabajo) para dirigir los documentos a las personas adecuadas en el momento oportuno. Esto puede incluir aprobaciones, revisiones y distribución de documentos.

• Sistema de clasificación inteligente: Implantar un sistema que clasifique automáticamente los documentos en función de su contenido y atributos como tipo, fecha y autor. Esto facilitará la organización y la recuperación.

• Control automatizado de versiones: Utiliza sistemas que rastreen y gestionen automáticamente las distintas versiones de un documento. Así se garantiza la integridad y se evita la pérdida de información crítica.

• Integración con herramientas externas: Conecte su sistema de gestión documental con otras herramientas utilizadas en la organización, como sistemas de correo electrónico, software de oficina, CRM, etc. Esto facilita la importación y exportación de documentos.

• Notificaciones y alertas automáticas: Configura notificaciones automáticas para informar a los usuarios sobre nuevas versiones de documentos, fechas de caducidad o cualquier otro evento relevante.

• Acceso seguro y control de permisos: Implemente controles de acceso basados en funciones y permisos para garantizar que sólo las personas autorizadas tengan acceso a los documentos confidenciales. Automatice la asignación de permisos en función de la jerarquía organizativa y las responsabilidades.

• Gestión de la retención y la eliminación: Establezca políticas automáticas de retención y eliminación para que los documentos se almacenen durante el tiempo necesario y luego se eliminen o archiven de acuerdo con la normativa y las políticas de la organización.

• Supervisión e informes automáticos: Utiliza herramientas de supervisión que generen informes automáticos sobre el uso del sistema, el cumplimiento de las políticas y otros indicadores clave de rendimiento.

• Inteligencia artificial y aprendizaje automático: Implemente soluciones de IA y aprendizaje automático para mejorar la clasificación, búsqueda y recomendación de documentos.

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Uphint ofrece una valiosa contribución a la gestión de documentos al proporcionar una forma automatizada y visual de crear guías paso a paso para procesos específicos. Estas son algunas formas de utilizar Uphint en la gestión de documentos:

• Creación de manuales de procedimientos: Puede utilizar Uphint para crear manuales detallados que documenten los procedimientos operativos estándar (SOP) de la organización. Las capturas de pantalla y las explicaciones de texto garantizan que cada paso se ilustre y explique con claridad.

• Formación de empleados: Uphint es una herramienta eficaz para la formación de nuevos empleados. Puedes utilizarla para crear guías de formación interactivas que les permitan aprender eficazmente procesos específicos.

• Documentación de flujos de trabajo: Puede utilizar Uphint para documentar y visualizar los flujos de trabajo dentro de la organización. Esto puede ser especialmente útil para procesos complejos o interdepartamentales.

• Solución guiada de problemas: Puede crear guías paso a paso para ayudar a los empleados a resolver eficazmente los problemas más comunes. Esto puede reducir el tiempo dedicado a la resolución de problemas y mejorar la productividad.

• Incorporación de clientes: Si su organización ofrece software o servicios, puede utilizar Uphint para crear guías detalladas que ayuden a los clientes a familiarizarse con sus productos o servicios y a utilizarlos eficazmente.

• Auditoría y cumplimiento: Puede utilizar Uphint para documentar los procesos críticos relacionados con el cumplimiento de la normativa y las normas del sector. Esto proporciona un registro detallado de cómo se llevan a cabo estos procesos.

• Actualización de la documentación: Cuando se realizan cambios en los procedimientos o flujos de trabajo, Uphint facilita la actualización de la documentación. Simplemente edite o añada pasos y capturas de pantalla según sea necesario.

• Normas de calidad: Uphint puede utilizarse para establecer y mantener normas de calidad documentando los procesos clave que repercuten en la calidad del trabajo y la entrega de productos o servicios.

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La gestión eficaz de documentos en una empresa supone una transformación significativa en la forma de manejar y utilizar la información. En primer lugar, optimiza la eficiencia operativa al reducir significativamente el tiempo dedicado a la búsqueda y recuperación de documentos. Esta agilidad en los procesos internos no sólo aumenta la productividad, sino que libera recursos que pueden destinarse a tareas más estratégicas.

Además, una gestión de documentos bien implantada garantiza el cumplimiento de todas las normativas y leyes pertinentes. Esto no sólo protege a la empresa de posibles sanciones y litigios, sino que también crea una reputación de integridad y fiabilidad en el mercado. La seguridad de la información confidencial es un pilar crucial en este sentido, ya que impide el acceso no autorizado y salvaguarda la reputación de la empresa.

En el plano financiero, una gestión eficaz de los documentos supone un importante ahorro de recursos. La reducción de los gastos asociados a la impresión y el almacenamiento físico de documentos, junto con la disminución del tiempo dedicado a tareas manuales, se traduce en una mayor eficiencia y rentabilidad para la empresa.

Además, esta práctica facilita la toma de decisiones informadas y estratégicas. Con un acceso rápido y preciso a la información clave, los líderes empresariales pueden evaluar las situaciones con mayor precisión y tomar medidas a tiempo. Esta capacidad de adaptarse rápidamente a las cambiantes condiciones del mercado se convierte en una importante ventaja competitiva.

La gestión de documentos también fomenta la colaboración y la innovación dentro de la empresa. Al permitir la accesibilidad y el uso compartido de documentos entre equipos y departamentos, crea un entorno propicio para el intercambio de ideas y la creación colaborativa. Esto no sólo impulsa la innovación, sino que también refuerza la cohesión y la eficacia de los equipos.

Por último, en tiempos de crisis o imprevistos, una gestión eficaz de los documentos resulta esencial para la resiliencia de la empresa. Garantiza la disponibilidad de información crucial en momentos críticos, contribuyendo significativamente a la continuidad de la empresa y a la capacidad de adaptarse a retos inesperados.

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