Automatización de procesos corporativos: Qué es y cómo funciona - Guía

Automatización de procesos corporativos: Qué es y cómo funciona - Guía

En el panorama empresarial actual, que está en rápida evolución, mantenerse por delante de la competencia exige que las organizaciones innoven continuamente y optimicen sus operaciones. La automatización de procesos es un área que ha recibido una gran atención. Mediante la utilización de tecnología y herramientas digitales, las empresas pueden agilizar las tareas repetitivas, minimizar el esfuerzo manual y mejorar la eficiencia general. Además, la automatización de procesos promete aumentar la productividad, ahorrar costes y mejorar la experiencia del cliente. En este artículo, nos adentraremos en el mundo de la automatización de procesos, explorando su definición, beneficios, incluyendo diversas herramientas y estrategias que permiten a las empresas automatizar sus procesos de manera eficaz.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos se refiere a la aplicación de tecnología y herramientas digitales para automatizar y agilizar las tareas repetitivas y manuales dentro de las operaciones empresariales. Además, implica el uso de software, inteligencia artificial y automatización robótica de procesos (RPA) para sustituir o aumentar la participación humana en la ejecución de procesos específicos. La automatización de estas tareas permite a las organizaciones erradicar errores, acortar los plazos de ejecución y alcanzar mayores niveles de coherencia y precisión. La automatización de procesos no sólo aumenta la eficiencia operativa, sino que también permite a los empleados centrarse en actividades más estratégicas y de valor añadido. Permite a las empresas optimizar sus flujos de trabajo, mejorar la productividad y asignar recursos de forma más eficaz, lo que en última instancia genera mejores resultados y facilita el crecimiento empresarial.

Beneficios y ventajas de la automatización

1. Aumento de la productividad

La automatización de las tareas mundanas y repetitivas permite a los empleados centrarse en actividades de mayor valor, lo que aumenta la productividad general. Gracias a la automatización de las tareas que consumen mucho tiempo, los empleados pueden dedicar su tiempo a iniciativas estratégicas, innovación y creación de relaciones, lo que se traduce en mejores resultados empresariales.

2. Reducción de costes

La automatización de procesos ofrece a las organizaciones la oportunidad de reducir los costes laborales, minimizar los errores y optimizar la asignación de recursos, garantizando una mayor eficiencia y eficacia. Con menos intervenciones manuales y una mayor eficiencia, las organizaciones pueden ahorrar costes eliminando la necesidad de recursos humanos adicionales o reduciendo los gastos en horas extraordinarias.

3. Mejora de la precisión

La automatización garantiza la coherencia y la precisión al eliminar la posibilidad de error humano y reducir la introducción manual de datos. Los sistemas automatizados siguen reglas y algoritmos predefinidos, lo que minimiza el riesgo de errores en el trabajo, como errores de introducción de datos, errores de cálculo o pasos pasados por alto.

4. Tiempo de respuesta más rápido

Los procesos automatizados suelen ser más rápidos, lo que permite a las organizaciones responder con prontitud a las demandas de los clientes y obtener una ventaja competitiva. La reducción de las intervenciones manuales, la racionalización de los flujos de trabajo y la automatización del traspaso de tareas permiten a las organizaciones agilizar su tiempo de respuesta, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente y un mayor potencial de crecimiento empresarial.

5. Escalabilidad

La automatización proporciona la flexibilidad necesaria para ampliar las operaciones sin añadir recursos significativos, lo que permite adaptarse al crecimiento de la empresa y aumentar la eficiencia. Ya se trate de gestionar un mayor volumen de consultas de clientes, procesar mayores volúmenes de transacciones o gestionar conjuntos de datos más grandes, la automatización puede adaptarse sin problemas a las cambiantes necesidades empresariales.

¿Qué se necesita para automatizar un proceso?

Para embarcarse en la automatización de procesos, las organizaciones deben tener en cuenta varios elementos clave:

1. Análisis del proceso

Identificar y evaluar los procesos existentes para determinar cuáles son adecuados para la automatización. Realizar un análisis exhaustivo del flujo de procesos, entradas, salidas, dependencias y puntos críticos para comprender el potencial de automatización y los beneficios esperados.

2. Objetivos claros

Define objetivos específicos y resultados deseados para la automatización, como la mejora de la eficiencia, la reducción de costes o la mejora de la satisfacción del cliente. Definir claramente los objetivos ayuda a las organizaciones a mantener la concentración y medir el éxito de sus esfuerzos de automatización.

3. Infraestructura tecnológica

Asegúrate de que la organización dispone del hardware, el software y la infraestructura de red necesarios para respaldar las iniciativas de automatización. Evalúa los sistemas existentes, identifica las carencias tecnológicas e invierta en las herramientas y plataformas de automatización adecuadas que se ajusten a los requisitos de la organización.

4. Participación de las partes interesadas

Obtener el apoyo de las principales partes interesadas, incluidos ejecutivos, jefes de departamento y empleados, para fomentar una cultura de adopción de la automatización. Comunica las ventajas de la automatización, responde a las preocupaciones e implica a las partes interesadas en el proceso para garantizar una transición fluida y una implantación satisfactoria.

5. Datos y seguridad

Establecer prácticas sólidas de gestión de datos y protocolos de seguridad para proteger la información sensible en todo el proceso de automatización. Define permisos de acceso a los datos, métodos de cifrado y estrategias de copia de seguridad para mantener la integridad de los datos y cumplir la normativa pertinente.

automatización de procesos

¿Qué tipos de procesos pueden automatizarse?

Una amplia gama de procesos pueden beneficiarse de la automatización, como:

1. Introducción y gestión de datos

La automatización de las tareas de introducción de datos puede reducir significativamente los errores y mejorar la precisión de los datos. Mediante la extracción de datos de diversas fuentes, como formularios, correos electrónicos o documentos, y la inclusión automatizada de los campos pertinentes en bases de datos o sistemas, las organizaciones pueden reducir los esfuerzos de introducción manual de datos y mejorar su calidad.

2. Atención al cliente

Automatizar el enrutamiento de tickets y las respuestas puede aumentar los tiempos de respuesta y proporcionar a los clientes una asistencia más rápida. Los chatbots inteligentes y los asistentes virtuales pueden gestionar las consultas iniciales de los clientes, proporcionar respuestas automáticas y derivar los problemas complejos a agentes humanos cuando sea necesario, estableciendo una experiencia de cliente fluida.

3. Procesos financieros

La automatización de la generación de facturas, el procesamiento de pagos y la elaboración de informes financieros puede agilizar las operaciones contables. Extraer datos de distintas fuentes, como formularios, correos electrónicos o documentos, y rellenar automáticamente los campos adecuados en bases de datos o sistemas permite a las organizaciones unificar los procesos de introducción de datos y mejorar la precisión y fiabilidad de los mismos.

4. Gestión de existencias

La automatización de los sistemas de seguimiento de existencias, reordenación y notificación puede optimizar los niveles de existencias y minimizar las roturas de stock. Mediante la implantación de sistemas automatizados de gestión de inventarios que realizan un seguimiento de los niveles de existencias, activan los puntos de reordenación y emiten notificaciones, las organizaciones pueden prevenir eficazmente la escasez de existencias y el exceso de stock, lo que redunda en una mayor eficacia dentro de la cadena de suministro.

5. Recursos humanos

La automatización de los procesos de incorporación de empleados, gestión de bajas y evaluación del rendimiento puede ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia de RRHH. Con la utilización de portales de autoservicio, notificaciones automatizadas y flujos de trabajo predefinidos, las organizaciones pueden estandarizar los procedimientos de RRHH, mejorar la experiencia de los empleados y asignar los recursos de RRHH de forma más eficaz a iniciativas estratégicas.

10 herramientas para la automatización de procesos

1. UiPath

UiPath es una plataforma líder de Automatización Robótica de Procesos (RPA) que permite a las organizaciones automatizar tareas repetitivas, entrada de datos y procesos basados en reglas. Su diseñador visual y sus funciones de arrastrar y soltar la hacen accesible tanto para usuarios técnicos como no técnicos.

2. Automation Anywhere

Automation Anywhere proporciona una plataforma RPA integral que permite a las empresas automatizar tareas en varias aplicaciones y sistemas. Su interfaz intuitiva y sus capacidades de IA permiten crear escenarios de automatización avanzados y tomar decisiones inteligentes.

3. Zapier

Zapier es una plataforma de integración que permite a los usuarios conectar y automatizar flujos de trabajo entre cientos de aplicaciones web. Con su amplia gama de integraciones preconstruidas y flujos de trabajo personalizables, Zapier simplifica la transferencia de datos y la automatización de tareas.

4. IFTTT

IFTTT (If This, Then That) es un servicio web que conecta distintas aplicaciones y dispositivos para crear acciones estandarizadas basadas en condiciones y desencadenantes predefinidos. Permite a los usuarios crear recetas de automatización personalizadas, conocidas como applets, para simplificar diversos aspectos de su vida digital.

5. Microsoft Power Automate

Anteriormente conocido como Microsoft Flow, Power Automate es un servicio basado en la nube que permite a los usuarios agilizar los flujos de trabajo en varias aplicaciones de Microsoft y servicios de terceros. Ofrece un amplio conjunto de conectores y plantillas para simplificar el proceso de automatización.

6. Airtable

Airtable es una plataforma de gestión del trabajo colaborativo que combina las funcionalidades de una hoja de cálculo y una base de datos. Con sus funciones de automatización, los usuarios pueden crear procesos que desencadenen acciones, envíen notificaciones y actualicen registros en función de condiciones predefinidas.

7. Jira

Jira es un popular software de gestión de proyectos conocido por su agilidad y flexibilidad. Ofrece capacidades de automatización a través de su función Jira Automation, que permite a los usuarios digitalizar tareas repetitivas, actualizaciones de estado y notificaciones dentro de sus operaciones de proyecto.

8. HubSpot

HubSpot es una plataforma CRM que ofrece funciones de automatización para los procesos de marketing, ventas y atención al cliente. Entre sus funciones de automatización se incluyen el lead nurturing, el marketing por correo electrónico, la asignación de tareas y las interacciones personalizadas con los clientes.

9. Trello

Trello es una herramienta de colaboración visual que utiliza tableros, listas y tarjetas para gestionar tareas y proyectos. Aunque no es principalmente una herramienta de automatización, Trello ofrece capacidades de automatización a través de integraciones con servicios de terceros como Butler, lo que permite a los usuarios automatizar acciones repetitivas y crear flujos de trabajo personalizados.

10. Uphint

Uphint registra los procesos ejecutados por los usuarios en su ordenador y los transforma en guías paso a paso. Captura las acciones del usuario, como clics del ratón y pulsaciones de teclas, y genera instrucciones completas que pueden compartirse a través de múltiples formatos (PDF, HTML, enlace o incluso incrustarlas en otras herramientas) y reproducirse fácilmente.

Además, una vez creada la guía práctica, los usuarios podrán personalizarla añadiendo texto extra, círculos, eliminando o añadiendo pasos o incluso difuminando información confidencial.

Consigue gratis nuestra plantilla de manual de usuario o nuestra plantilla de guía paso a paso.

¿Quiere saber más sobre herramientas digitales? Consulte nuestros artículos: Herramientas de documentación de software o Software de gestión del conocimiento

¿Cómo automatizar procesos? Paso a paso

1. Identificación de procesos

Analizar los procesos existentes y priorizar los más adecuados para la automatización en función de la complejidad, el volumen y la posible rentabilidad de la inversión. Evaluar los flujos de trabajo en función de sus beneficios potenciales, la viabilidad de la automatización y la alineación con los objetivos de la organización.

2. Definición de objetivos

Articular claramente los objetivos y resultados que las empresas pretenden conseguir mediante la automatización de los sistemas. Ya se trate de reducir el esfuerzo manual, mejorar la precisión o aumentar la satisfacción del cliente, definir claramente los objetivos ayuda a las organizaciones a mantenerse centradas y medir el éxito de sus esfuerzos de automatización.

3. Mapa del proceso

Crear una representación visual del flujo actual del proceso, incluidas las entradas, salidas, puntos de decisión y dependencias. Esto ayuda a comprender el flujo de trabajo existente, identificar los cuellos de botella y visualizar cómo la automatización puede agilizar la secuencia.

4. Identificación de oportunidades de automatización

Identificar las tareas específicas del proceso que pueden automatizarse, como la introducción de datos, la generación de informes o las notificaciones por correo electrónico. Evaluar las tareas en función de su frecuencia, complejidad y potencial de error humano. Empezar con tareas repetitivas, basadas en reglas y que requieran un mínimo de juicio humano.

5. Selección de herramientas de automatización

Evaluar y elegir las herramientas sistemáticas adecuadas en función de la naturaleza del proceso y los resultados deseados. Tener en cuenta factores como la compatibilidad con los sistemas existentes, la facilidad de integración, la escalabilidad y la asistencia del proveedor. Las pruebas piloto de las herramientas pueden ayudar a evaluar su eficacia antes de su plena implantación.

6. Diseño del flujo de trabajo de automatización

Utilizando las herramientas elegidas, diseñar el flujo de trabajo automatizado, especificando desencadenantes, acciones y puntos de decisión. Definir la secuencia de tareas, las reglas para la toma de decisiones y las interacciones del sistema. Explotar las capacidades de las herramientas seleccionadas para crear operaciones automatizadas eficientes y eficaces.

7. Pruebas y validación

Probar a fondo el proceso automatizado para garantizar que funciona según lo previsto y cumple los objetivos deseados. Realizar pruebas en un entorno controlado, simulando diferentes escenarios y validando los resultados. Involucrar a las partes interesadas, recabar sus opiniones y realizar los ajustes necesarios antes de implantar la automatización.

8. Despliegue y supervisión

Poner en marcha el proceso automatizado, supervisar de cerca su funcionamiento e introducir los ajustes necesarios. Establecer mecanismos de seguimiento para controlar los indicadores clave de rendimiento (KPI) y medir la eficacia del proceso automatizado. Supervisar continuamente el proceso para detectar posibles problemas o áreas de mejora.

9. Formación de los empleados

Proporcionar la formación y el apoyo necesarios a los empleados que vayan a interactuar con los procesos automatizados o a supervisarlos. Garantizar que los empleados comprendan los conocimientos necesarios para operar en el nuevo entorno automatizado y abordar cualquier duda o pregunta que puedan tener. Fomentar la retroalimentación y crear una cultura de aprendizaje y mejora continuos.

10. Mejora continua

Revisar y optimizar periódicamente los procesos sistemáticos para identificar áreas de mejora e impulsar un aumento continuo de la eficiencia. Analizar los datos de rendimiento de los procesos, solicitar opiniones a las partes interesadas y aprovechar los análisis de automatización para identificar cuellos de botella, reducir errores y mejorar la eficiencia general del proceso automatizado.

12 ejemplos de automatización de procesos

1. Tramitación de facturas

Automatizar el flujo de trabajo de procesamiento de facturas de principio a fin, incluida la recepción, el endoso y el pago. Los sistemas robotizados pueden extraer datos relevantes de las facturas, validarlos con reglas predefinidas e iniciar procesos de pago, reduciendo el esfuerzo manual y mejorando la precisión.

2. Incorporación de empleados

Automatización del proceso de incorporación de empleados, incluida la recopilación de documentos, la configuración del acceso al sistema y la programación de la orientación. Mediante la utilización de formularios digitales, notificaciones automatizadas y flujos de trabajo predefinidos, las organizaciones pueden optimizar los procesos de incorporación, minimizar el papeleo y facilitar una transición fluida para los nuevos empleados.

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3. Servicio de atención al cliente

Enrutamiento y categorización instantánea de tickets, garantizando respuestas rápidas y una resolución eficiente de los tickets. Los sistemas inteligentes de emisión de tickets pueden asignar automáticamente los tickets a los departamentos o agentes adecuados en función de reglas predefinidas, lo que reduce los tiempos de respuesta y mejora la satisfacción del cliente.

4. Generación de informes

Automatizar la generación y distribución de informes periódicos, ahorrando tiempo y garantizando la coherencia. Mediante la integración de fuentes de datos, el establecimiento de plantillas de informes y la implantación de la generación automatizada programada de informes, las organizaciones pueden erradicar el esfuerzo manual, minimizar los errores y ofrecer información en tiempo real.

5. Tramitación de pedidos

Automatización de la realización, el cumplimiento y el seguimiento de pedidos, minimizando los errores y mejorando la precisión de los pedidos. Los sistemas autónomos pueden gestionar la entrada de pedidos, las comprobaciones de inventario, las actualizaciones del estado de los pedidos y las notificaciones a los clientes, optimizando el proceso de cumplimiento de pedidos y mejorando la experiencia del cliente.

6. Copia de seguridad y recuperación de datos

Mecanización de los procesos de copia de seguridad y recuperación, garantizando la resistencia de los datos y la continuidad de la actividad. Las rutinas de copia de seguridad programadas, la replicación de datos en ubicaciones seguras y los procedimientos de recuperación automatizados permiten a las organizaciones proteger los datos críticos y minimizar el tiempo de inactividad en caso de interrupciones.

7. Gestión del correo electrónico

Automatizar la clasificación, el filtrado y la gestión de respuestas del correo electrónico para priorizar y agilizar la comunicación. Las herramientas de gestión del correo electrónico pueden categorizar automáticamente los mensajes, redirigirlos a las carpetas o departamentos adecuados y sugerir respuestas automáticas, reduciendo así el tiempo dedicado a la gestión del correo electrónico.

8. Evaluación del rendimiento

Automatizar el proceso de evaluación del rendimiento, incluidas las autoevaluaciones, el seguimiento de objetivos y la recopilación de opiniones. Los sistemas de gestión del rendimiento en línea pueden agilizar el proceso de evaluación, notificar a los participantes, automatizar la recogida de opiniones y proporcionar informes completos sobre el rendimiento.

9. Gestión de la cartera de ventas

Mediante la aplicación de algoritmos automatizados de puntuación de clientes potenciales, campañas de nutrición y herramientas de seguimiento de oportunidades, las organizaciones pueden optimizar sus procesos de ventas y mejorar las tasas de conversión.

10. Gestión de gastos

Automatización de la presentación, aprobación y reembolso de informes de gastos, minimizando el esfuerzo manual y garantizando el cumplimiento. Los sistemas de gestión de gastos pueden agilizar todo el proceso, desde el envío digital de los gastos hasta los flujos de trabajo de aprobación automatizados y los reembolsos por depósito directo.

11. Garantía de calidad

Automatizar las comprobaciones de calidad y los procedimientos de prueba para garantizar una calidad uniforme de los productos o servicios. Mediante la implantación de marcos de pruebas automatizados, las organizaciones pueden realizar comprobaciones de calidad exhaustivas y repetibles, reduciendo los errores y garantizando la entrega de productos o servicios coherentes.

12. Programación de redes sociales

Automatizar la programación y publicación de mensajes en las redes sociales, garantizando una participación constante y ahorrando tiempo. Las herramientas de gestión de redes sociales pueden ayudar a programar las publicaciones con antelación, analizar las métricas de participación y automatizar tareas repetitivas como la publicación en varias plataformas.

Conclusión

La automatización de procesos ofrece a las organizaciones un potente conjunto de herramientas para optimizar las operaciones, aumentar la eficiencia e impulsar el crecimiento. Con la utilización de herramientas y tecnologías de automatización, las empresas pueden optimizar los flujos de trabajo, minimizar los costes y mejorar la precisión, lo que se traduce en una ventaja competitiva en el mercado. Mediante una planificación meticulosa, la adopción de herramientas adecuadas y un enfoque paso a paso, las organizaciones pueden emprender con éxito el viaje de la automatización y liberar todo el potencial de sus procesos empresariales. Adoptar la automatización hoy es una inversión estratégica que puede posicionar a las empresas para un éxito sostenido en el panorama empresarial del mañana, en constante evolución. Al aprovechar el poder de la automatización de procesos, las organizaciones pueden transformar sus operaciones, alcanzar la excelencia operativa e impulsar resultados significativos.

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