Conseguir objetivos con la jerarquía de proyectos: Qué es y niveles

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El punto de partida de cualquier proyecto requiere una jerarquía de proyecto que establezca metas claras, objetivos, tareas asignadas y clasifique a los actores clave que llevarán a cabo tareas específicas. Todo proyecto de éxito dirigido por los miembros del equipo específico no debe carecer de compromiso y objetivos claros al inicio del proyecto. Si lo hacemos, podríamos acabar en un estado de confusión dentro del equipo. Debemos evitar la confusión y el conflicto, y utilizar la jerarquía del proyecto para establecer la fórmula que nos llevará al éxito.

¿Cuál es la jerarquía del proyecto?

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La jerarquía del proyecto es la estrategia de organizar las tareas, los objetivos, los empleados y los deberes específicos del proyecto en distintos niveles de necesidad e importancia. La jerarquía del proyecto consiste en los pasos y acciones necesarios para que el proyecto tenga éxito. Es un proceso de organizar tareas y grupos y ordenarlos por su importancia. El objetivo es visualizar el proyecto desde su concepción hasta el resultado final y definir la carretera por la que circularemos.

Niveles

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Llegados a este punto, sabemos que la jerarquía del proyecto establece todos los actores y tareas clave por su importancia dentro del proyecto. Clasificaremos a los actores por su importancia de gestión dentro del proyecto.

¡Entremos en esto!

• ‍Propietario del proyecto: Es la posición más alta en el modelo jerárquico del proyecto. El propietario del proyecto es el líder y realiza múltiples tareas. Desarrolla, ejecuta y supervisa el proyecto de principio a fin. Al estar en el nivel más alto de la jerarquía del proyecto, tiene poder para seleccionar a los miembros del equipo líder, asignar tareas, hacer cambios y tiene el poder y el control para dirigir un proyecto. ‍
• Patrocinadores del proyecto: Los patrocinadores del proyecto son los que proporcionan un presupuesto específico para el proyecto y apoyo financiero. Trabajan directamente con el propietario del proceso y los gestores del proyecto para debatir las decisiones tomadas sobre el establecimiento de metas y objetivos claros.‍
• Jefes de proyecto: Los jefes de proyecto son miembros de nivel inferior del equipo. No son responsables de fijar las metas u objetivos del proyecto. Su tarea consiste en dividir las grandes tareas en pasos más pequeños y manejables y supervisar el progreso diario del proyecto. El gestor de proyectos debe establecer prioridades para cada tarea en función de su importancia para alcanzar el objetivo del proyecto. También son responsables de que todos los trabajos se hagan a tiempo y dentro del presupuesto. Dirigen todas las fases de la gestión del proyecto, asegurándose de que todos se centran en sus tareas y de que comprenden la importancia de sus funciones.
• Jefes de equipo y miembros del equipo: Son el nivel más bajo de la jerarquía del proyecto. Se encargan de informar de los avances y cambios a los jefes de proyecto. Se encargan de organizar el equipo y desarrollar estrategias eficaces para completar las tareas. Deben centrarse en sus tareas.
• Jefe de proyecto junior: Se encarga de que un proyecto siga avanzando sin problemas; sin embargo, las tareas pueden incluir una gran variedad de cosas.

¿Cómo funciona? 

Es vital que todos los niveles de la jerarquía del proyecto funcionen. Cada nivel funcionará si cada miembro del equipo y cada departamento comprenden claramente todas las metas y objetivos. Es importante no sólo tener claros los objetivos desde el principio, sino también dividirlos en tareas más pequeñas basadas en niveles de importancia y llevarlas a cabo de forma centrada.

La jerarquía del proyecto suele incluir los siguientes niveles de objetivos principales:

• Objetivos estratégicos: Como hemos dicho, tener objetivos claros es vital. Esos objetivos de alto nivel tienen que estar alineados con la misión y la visión de la organización, y con el propósito del proyecto para que sean eficaces. ‍
• Objetivos del proyecto: Los objetivos tienen que ser metas específicas, medibles y con plazos concretos. Serán eficaces si respaldan los pasos que vamos a dar y se ajustan al presupuesto. Los objetivos del proyecto también definirán la finalidad del mismo.‍
• Objetivos de los subproyectos: Los objetivos del proyecto se desglosarán en tareas más pequeñas y manejables. Así será más fácil definir los pasos a seguir para completarlo. ‍
• Objetivos de la tarea: Los objetivos definen las actividades y los resultados concretos necesarios para alcanzar los objetivos del subproyecto o del proyecto.
• Objetivos operativos: Estos objetivos son los que se centran en la gestión diaria del proyecto. Incluyen la asignación de recursos, la programación, la gestión de riesgos... Cada objetivo debe definirse correctamente y con precisión. Cada nivel de objetivos debe construirse sobre el anterior, garantizando que el proyecto alcance sus objetivos, esté centrado y en el buen camino para alcanzar el éxito y ver cumplidas las metas y objetivos.

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Jerarquía de proyectos y su efecto en la consecución de objetivos

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La jerarquía del proyecto tiene un impacto y un efecto significativos en la consecución de los objetivos, porque proporciona un control total sobre el proyecto y una estructura y un marco claros que el equipo debe seguir. Con la determinación de los niveles de importancia y la asignación de cada tarea estableceremos la tarea que debe completarse primero y la que puede realizarse después. Para tener una determinación completa del rendimiento del proyecto, debemos saber cuánto tiempo debemos dedicar a cada tarea y los pasos a seguir. 

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En resumen, la jerarquía garantiza el control sobre los proyectos, cuanto más control tengamos, más calidad y objetivos se alcanzarán. La jerarquía también garantiza...

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• Todas las metas, objetivos y Sops inteligentes para el negocio están claramente definidos y alineados con el propósito general del proyecto, y alineados con los objetivos estratégicos de la organización. Esto podría determinar exactamente los pasos que necesitamos para priorizar y aumentar la eficacia en nuestro proyecto.

• Las metas y los objetivos se definen de forma clara y mensurable, lo que permite al equipo del proyecto hacer un seguimiento de los avances y realizar los ajustes necesarios. También podemos medir cuánto tiempo se dedica a cada tarea de nuestro proyecto. A continuación, compararemos el tiempo dedicado a cada tarea con la cantidad de tiempo estimada para esa tarea a fin de tener una comprensión completa del rendimiento del proyecto. 

• Cada nivel de la jerarquía se construye sobre el anterior, lo que crea una progresión lógica desde los objetivos de alto nivel hasta las tareas específicas y procesables. La jerarquía del proyecto asigna tareas en distintas fases. Como hemos dicho, las tareas se organizan en fases, de las más importantes a las menos importantes. Cada fase tiene su propio conjunto de tareas, y todas dependen unas de otras. Si una fase falla, repercutirá en todas las demás.

• El proyecto se mantiene centrado y encarrilado, la jerarquía proporciona una hoja de ruta del proyecto a los miembros del equipo para que la sigan. Trabajar en un proyecto de grupo está lleno de retos. Hay que estar centrado y fijar un objetivo claro, porque en cuanto empieza el proyecto todo cambia. Es posible que los miembros del equipo no entreguen su parte a tiempo debido a una mala comunicación o a un mal establecimiento de objetivos. Si no llevan a cabo sus tareas correctamente y a tiempo, esto podría desencadenar un mal rendimiento del proyecto. La jerarquía permite que todos los miembros del equipo estén centrados y que haya una comunicación clara sobre los objetivos. La jerarquía detalla a los miembros del equipo la definición de funciones y responsabilidades dentro de sus respectivos departamentos.

Siguiendo la jerarquía del proyecto, el equipo del proyecto puede aumentar las probabilidades de éxito garantizando que todas las metas y objetivos estén alineados, bien definidos y respaldados por un plan claro y estructurado. En última instancia, esto puede conducir a una consecución más eficiente y eficaz de los objetivos.

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Conclusión

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La jerarquía del proyecto proporciona una definición precisa de las funciones y responsabilidades, y permite comprender claramente los objetivos y estrategias a seguir. Para trabajar como miembros de un equipo, necesitamos mantener una buena comunicación en todos los niveles, departamentos. Si cada departamento está bien definido y comunicado, experimentaremos el éxito. Si te interesa la productividad en el trabajo, te recomendamos que visites Uphint, un creador de guías paso a paso, con el que te olvidarás de hacer capturas de pantalla y textos para crear procesos o cualquier tipo de sops.